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Consejos para crear una Práctica de Colaboración o Centro de Excelencia SharePoint

haaron — Mon, 13 Aug 2012 05:00:00 GMT

No sé si te ha pasado pero de pronto el negocio o la empresa de TI donde trabajas han decidido invertir en SharePoint y crear toda una estrategia comercial para ofrecer al mercado soluciones de colaboración. Sin duda SharePoint ha sido uno de los productos con una tasa de crecimiento sin precedentes en Microsoft y junto con la situación económica mundial muchas empresas que ya lo tenían incluido en sus planes de licenciante deciden ponerlo en producción. Y ahí se encuentra tu empresa recibiendo nuevas oportunidades en torno a este producto, desde la perspectiva comercial vez dinero pasar frente a ti y por no tener una práctica especializada o centro de excelencia en SharePoint dejas oportunidades que podrían representar un porcentaje interesante de margen anual. Sin duda ese y otros más serían los argumentos que justifiquen crear una práctica de colaboración.

El tema es que ahí estas tu mi estimado lector, recibiendo nuevas oportunidades por parte de los clientes de la empresa donde trabajas, tratando de estimar y cotizar instalaciones, desarrollos y migraciones sobre SharePoint con la poca o mucha experiencia que te precede. Identificas la necesidad de contar con un experto o en estos días le llaman arquitecto SharePoint que te apoye y de certeza/confianza a los números que estas poniendo sobre la mesa así como el acercamiento de solución, así mismo y desde ya visualizas que cotización tras cotización se deja ver en el horizonte la necesidad de contar con los recursos que puedan ejecutar estos esfuerzos de venta que se han venido concretando con el tiempo. La interrogante que surge en las reuniones comerciales es “y si se cierran al menos dos de estos proyectos, ¿cómo le vamos a hacer?” no falta quien responda, pues traemos a más personas, contratamos a nuevas gente como si los profesionales SharePoint estuviesen esperando la oportunidad de trabajo. La realidad es que el mercado no se está dando abasto y encontrar consultores, programadores y administradores SharePoint calificados es muy difícil hoy en día.

Ante este escenario real de negocio a continuación algunas consideraciones o consejos para crear una práctica de colaboración y/o centro de excelencia SharePoint.

Conviértete en un Partner de Microsoft y adquiere la competencia de portales

La subsidiaria local de Microsoft puede aportar valor de muchas formas, las más comunes:

Te puede generar negocio formando parte del ecosistema de socios

Microsoft cuenta con toda una estructura jerárquica de primer nivel para gestionar nuevas y/o existentes oportunidades que se puedan dar durante el ciclo de licenciamiento que se tiene con la mayoría de las empresas de los sectores empresarial y gubernamental. Por mencionar un ejemplo, para un cliente estratégico que está a punto de renovar su contrato de licenciamiento es de vital importancia apalancar los productos Microsoft y esto lo puede hacer mediante proyectos, pruebas de concepto y/o acuerdos de negocio, en ese sentido el socio de negocio (Partner) especializado en alguna competencia en particular es quien termina siendo integrado en la relación para atender y ejecutar con éxito cualquiera de estas estrategias. Así mismo como parte de los contratos de licenciamiento se tienen contratos de soporte donde eventualmente se requiere del apoyo del socio para atender a su cuenta en resolver problemas específicos para su cliente. En sí, mediante las certificaciones de la gente y los casos de éxito que vas logrando van consolidando la competencia en la que clasificas, existen diversas competencias y para cada una de ellas existen cuentas estratégicas. Tu trabajo es ejecutar bien cada proyecto, asegurar que esta registrado de acuerdo a tu competencia y adquirir puntos para poder aparecer en el radar de socios de negocios que Microsoft internamente utiliza para integrarte en alguna oportunidad. También, Microsoft cuenta con un equipo para ofrecer servicios de consultoría (MCS – Microsoft Consulting Services) donde eventualmente contratan a socios para la ejecución de algún proyecto que esta área pudiese haber vendido. En este sentido, MCS cuenta con los consultores que gestionan y entienden la necesidad del cliente, definen una estrategia de solución y mediante el socio de negocio ejecutan las tareas específicas del proyecto. En resumen seguro existen muchas más alternativas para que Microsoft sea tu cliente y te lleve a construir proyectos importantes que contribuyan de forma directa al margen. Personalmente los proyectos a los que Microsoft te puede llevar pueden ser muy importantes para tu desarrollo profesional y para el crecimiento de tu empresa.

Te ayuda con recursos de asesoría y capacitación para todos los roles de una práctica SharePoint

El sistema de socios cuenta con todo un repositorio web de recursos de apoyo. Para cada tecnología y/o competencia se tiene contenido para diversas audiencias como mercadotécnica y ventas en distintos formatos como libros, guías, cuestionarios, iniciativas e incluso asesoría directa con gente de Microsoft. También, cada subsidiaria local cuenta con un área dedicada a los socios de negocio los cuales constantemente te están invitando y motivando para crecer en tu competencia. Si te haces socio puedes dar acceso a cada persona certificada de tu empresa para que ellos mismos naveguen y accedan a los recursos mencionados. El sistema de socios cuenta también con toda una plataforma de capacitación continua que te permite tomar cursos en línea para todos los roles de una práctica SharePoint como lo son ventas, arquitectura, desarrollo y administración, estos cursos cuentan con examen y diploma de tal forma que puedes medir el avance adquirido en el conocimiento. En mi opinión muchos socios de negocio ignoran el contenido y las ventajas que este portal aporta a la empresa, quizás sea que es demasiado contenido, sin embargo, en mi experiencia, cuando he tenido que capacitar a vendedores o apoyo en mercadotecnia el sitio de socios me ha ofrecido una alternativa con la que he podido solventar mi carencia.

Implementa una plataforma de capacitación continua

Tan solo imagina que de pronto estas en el mejor de los problemas que una empresa pueda tener, tienes proyectos cerrados y no cuentas con el personal para ejecutarlos. Una plataforma de capacitación continuar podrá asegurar que al contratar a nuevos elementos para la práctica estos se alinean a las competencias y habilidades que has logrado consolidar. Una plataforma de capacitación continua es esencial para poder establecer un punto inicial de partida para los nuevos empleados. Puedes desarrollar tú el contenido, montarlo en algún lugar, clasificarlos y actualizarlo con el tiempo. También puedes comprar contenido de terceros que sin duda aportan cierto nivel de calidad. Se que es muy caro pero los eventos como Microsoft Teched, SharePoint Conference, Professional Developer Conference, Ignite, Build, DevConnections, entre otros son un recurso invaluable. Mira si de plano no puedes mandar a tus ingenieros a estos eventos al menos compra el contenido digital que en ocasiones ponen a la venta y súbelo a tu portal de capacitación continua, básicamente ponlo a disposición de la gente. En estos eventos se da lugar a que los profesionales mas experimentados de SharePoint se junten en un mismo lugar y compartan conferencias basadas en experiencias de la vida real, en los temas mas comunes y valiosos del producto, así que, cuando llegues a tener una necesidad para la cual tu ingeniero no tiene mucha experiencia, podría sin problema acceder a estas conferencias, buscar al consultor o al tema en cuestión, tomar la conferencia virtualmente y al terminar tener una idea mucho mas clara por donde proceder. A continuación algunas de las empresas que ofrecen cursos de capacitación virtual en SharePoint:

Invierte en la certificación de los ingenieros

Que vale más, ¿el papel o el saber? Sin duda un tema a discusión y polémico es el de las certificaciones. Quienes no están certificados dicen que no lo necesitan, quienes si están certificados lo presumen todo el tiempo, claro hay sus excepciones. En mi opinión apoyar a certificarse si debería ser parte de los objetivos de una práctica de colaboración o centro de excelencia, me ha tocado empresas que prefieren no apoyar por miedo a que se les valla el recurso, también me ha tocado empresas que te da un bono por certificarte y además te pagan el examen en caso de haber sido aprobado.

Certificarse debería ser una meta personal-profesional

Yo creo que el certificarse debe de ser una iniciativa y/o reto personal-profesional que te permita al menos en papel diferenciarte de los demás. Sabemos todos que a la hora de la hora frente a los problemas técnicos/interpersonales de un proyecto por más certificado que uno este se requiere de la astucia, sensibilidad e intuición que ningún examen de certificación podrá dar. Sin embargo, el certificarse no es algo sencillo, requiere de experiencia y de disciplina de estudio en temas técnicos con un nivel de profundidad alto. La certificación establece un marco de referencia de que tan bien conoces técnicamente algún producto y/o tecnología sobre todo que sabes por donde enfrentar técnicamente algún escenario de negocio. Estar certificado inicialmente te podrá producir un orgullo especial el cual considero sano para tu autoestima laboral y también es natural como parte de la madurez profesional. La mayoría de las empresas sienten una afinidad inexplicable por personal certificado, así que si te conviene jugar estas cartas.

Certificarse ayuda en posicionar mejor con los clientes

En la mayoría de las empresas grandes con las que he trabajado hay dos palabras que siempre salen a la luz y creo que tienen una preferencia y/o afinidad intima. “Mejores Practicas” y “Certificados”. Es evidente que mencionar que tienes personal certificado en X o Y producto produce una aceptación mayor con el interlocutor y mientras mas sea el numero de tecnologías como personas certificadas, mas memorable es la reacción/impresión. Simplemente es importante desde la perspectiva de negocio poder dejar ver la realidad que se tiene en cuanto al talento y al nivel de la gente, poder concretar o respaldarlo mediante certificados es aun más impactante desde la perspectiva comercial. Por lo tanto, apoya, difunde, fomenta y contempla el desarrollo y certificación de las personas, ya que son estas las que en realidad harán realidad tus metas como empresa y merecen ser reconocidos y respaldados. Es natural que como parte del nivel de madurez profesional de las personas busquen certificarse y mantenerse certificados por lo tanto les conviene a ellos y te conviene a ti durante el tiempo que los tengas.

Educa a la gente de ventas y se claro con tu oferta SharePoint

En mi experiencia como consultor e ingeniero pre venta es aquí donde puedes experimentar el éxito y el fracaso a la velocidad de la luz. Llega la necesidad, haces una revisión del escenario, confirmas con el cliente su necesidad, validas tu escenario de solución, estimas en un plan de trabajo el tiempo que te llevara construirla, reflejas en una propuesta la solución, entregables, supuestos y sobre todo el presupuesto y/o costo, no falta el aguafiestas que levanta la mano y critica la propuesta, lo ignoras, entregas al cliente, justificas con las personal técnico del cliente, se cierra el proyecto y llega la orden de compra. En ese momento experimentas la gloria de haber sido capaz de vender un proyecto que puede pagar el sueldo anual de 3 personas en tan solo 3 meses de esfuerzo. De pronto, durante la ejecución del proyecto salta que no se visualizo bien que quería el cliente, que si cae o no cierto cambio de ultimo momento en el alcance del proyecto, que al mismo recurso lo tienes en 3 proyectos a la vez y apenas puede, casi casi que ya lo dejo la esposa, que se toman decisiones técnicas que abren riesgos importantes para el cliente, el aguafiestas tienes cara de te lo dije, en fin, visualizas que el proyecto saldrá sin ningún margen o peor aun que representara un gasto poder sacar la firma de liberación del mismo. Llega la frustración, las culpas y la pregunta ¿Qué hicimos mal? Y la respuesta “vender con esos tiempos”.

Establece un pipeline de venta y oportunidades

Como parte de las oportunidades SharePoint que van llegando con el tiempo se van apilando de una forma exponencial de tal forma que dar seguimiento puntual a los compromisos de venta que vas generando se vuelve un caos dejando una impresión de informalidad. Se le dice pipeline a un simple y sencillo mecanismo de seguimiento de las oportunidades. Crear un pipeline para la práctica de colaboración permitirá visualizar y tener en el radar de forma resumida todas las oportunidades de venta y compromisos adquiridos que se han establecido para su seguimiento apropiado. Quizás un CRM y/o sistema de gestión de oportunidades seria lo mas recomendable, lo importante es que lo tendrás para que puedas gestionar mejor, cumplir mejor y sobre todo visualizar de forma instantánea la importancia, el valor y lo estratégico que se esta convirtiendo tu practica para la empresa.

Busca automatizar el proceso de estimación

Es complejo pero para cierto tipo de proyectos SharePoint es posible. Contar con herramientas de estimación permitirá a los vendedores, arquitectos e ingenieros pre venta con una forma consistente de dimensionar proyectos lo cual puede mejorarse con el tiempo y quitar la dependencia a que solamente una persona con los conocimientos y experiencia pueda definirlo. Incluso Microsoft cuenta con frameworks de venta me parece que le llaman “Solution Acelerators” los cuales ya ofrecen un plan de trabajo, un alcance, un proceso y una estrategia de solución para escenarios muy específicos. Existe aceleradores de solución para proyectos de Search, Forms, Workflows, Portales, etc. Como parte del nivel de competencia que tienes como socio de Microsoft pueden tu gente inclusive ejecutar estos aceleradores de solución, el caso es de que el riego de estimar baja y es repetitivo la experiencia del proyecto. Hay empresas que usando metodologías mucho mas sofisticadas mediante sesiones de consultoría consultiva pueden asesorar para la construcción de herramientas de estimación. No es un esfuerzo fácil y sencillo de lograr, sin embargo es factible poder racionalizar la estimación.

Crea una presentación plantilla que muestre las capacidades SharePoint de tu empresa

Esto es esencial, tener una presentación de Power Point que describa la oferta SharePonit que como empresa tienes y promueva ante los clientes un mensaje consistente. En esta presentación regularmente se promueve el porque SharePoint es un producto tan importante para Microsoft y para las empresas que lo adoptan, se menciona tu enfoque de valor que ofreces como proveedor para el cliente en el producto particularmente y para terminar mencionar los tipos de servicios que ofreces, el equipo certificado que tienes “aquí es donde tiene impacto este tema” y los casos de éxito que has consolidado con el tiempo. Lo importante es que esta presentación sea la única que manejas para promover tus servicios, en ocasiones, el cliente a quien vas a presentar ya ofrece una serie de necesidades y ese sentido podrías personalizar la presentación solo para el cliente en cuestión incluyendo por cada necesidad que el ha puesto sobre la mesa, las características que el producto tiene para resolverlas.

Apóyate y aprende de consultores externos

Todos tenemos que aprender y perfeccionar con el tiempo lo que hemos aprendido para llegar a desarrollar una maestría en la habilidad. Los consultores externos y/o asesores a pesar de ser caros si pueden aportar valor fomentando en tu equipo valores, practicas y herramientas que permitan darle oxigeno el carbón y hacer que esos talentos que tienes bajo tu empresa puedan arder y alcanzar el nivel que necesitas para cumplir tus metas. Para cada problema, proyecto o reto tecnológico podrías apoyarte de un consultor externo para que de manera presencial o remota, aplique su filosofía de trabajo. La que yo utilizo y ha dado resultados para mis clientes es:

Análisis

En esta parte nos aseguramos de entender claramente el contexto técnico y de negocio que nos permita encontrar la mejor alternativa de solución. Una vez entendiendo todos los ángulos de un mismo problema procedemos a realizar una prueba de concepto para asegurar los pros y contras de nuestra alternativa y tomar una decisión.

Demostrar

Durante esta etapa reforzamos la capacitación de tus ingenieros a través de compartir las experiencias de campo que nuestros consultores han adquirido mediante la aplicación de las tecnologías y métodos en otras organizaciones. En un escenario concreto se presenta y de muestra la alternativa de decisión planteada.

Asesorar

Para asegurar la exitosa y correcta implementación de las técnicas y métodos sobre un proyecto en particular, trabajamos directamente con el personal responsable de la construcción de la solución, establecemos de manera conjunta el plan de trabajo, damos seguimiento a sus avances y retroalimentamos oportunamente sobre cualquier condición que pueda afectar el éxito del proyecto.

Auditar

Finalmente en esta etapa aseguramos la efectividad y eficiencia de la práctica de trabajo implementada a través de mecanismos de retroalimentación que permiten la identificación e implementación de oportunidades de mejora.

Free Synergy JQuery Accordion WebPart

haaron — Tue, 07 Aug 2012 05:00:00 GMT

La empresa Synergy ha publicado en su blog oficial algunos ejemplos de código sobre como han construido parte de la experiencia de usuario de su sitio web. Por ahí tienen un post sobre este webpart de acordeón que también pusieron a disposición para que programadores pudiéramos usar su código fuente.

El proceso de implementación sufre de algunas inconsistencias que decidí atacar creando una solución de Visual Studio 2010 para empaquetar todos los pre requisitos, imágenes, hojas de estilo, dependencias JQuery, tipos de contenido etc y así facilitar la utilización del WebPart de Acordeón.

https://skydrive.live.com/?cid=da602695c8d95b70&resid=DA602695C8D95B70!107&id=DA602695C8D95B70%21107#

Grabe un video donde explico que se hizo y como utilizarlo, espero que les sea de utilidad.

Cuales son los temas estratégicos de tu empresa y como capitalizar el conocimiento de la gente con SharePoint 2010

haaron — Mon, 09 Apr 2012 05:00:00 GMT

Antecedentes

En este post veremos que funcionalidades pre construidas existen en el producto SharePoint 2010 para permitir a la empresas concretar y fortalecer su estrategia de administración del conocimiento.

Introducción

Cuando la información crece de manera exponencial siempre pensamos en clasificarla de forma racional y lógica. En el pasado era común encontrar en las oficinas enormes casilleros con millones de documentos clasificados probablemente por orden alfabético. Hoy en día con el uso de los sistemas informáticos y de la paquetería de software para oficina el tema del almacenamiento y clasificación física de la información se ha delegado al área de informática, es justo decir que toda la clasificación que hoy generamos se reduce a carpetas dentro de nuestra computadora de escritorio, en especial “Mis Documentos”.

En algunos casos el departamento de informática aprovisiona carpetas públicas en la red en donde podemos copiar nuestra información y de alguna manera respaldar sobre un almacenamiento distinto al nuestro los documentos que generamos.

Sin embargo, por ser digital entonces ya no existen límites físicos que nos impidan clasificar, organizar, accede, asegurar y proteger la información de nuestra empresa de forma innovadora que responda a las necesidades de negocio. En ese sentido es bien sabido que SharePoint nos ofrece repositorios de almacenamiento con funcionalidad pre construido para facilitar el trabajo, en otras palabras, subir documentos a una biblioteca de documentos SharePoint nos permite manejar versiones de los documentos, suscribirse a alertas de correo electrónico para saber cuándo y por quien estos documentos han sido modificados, aplicar permisos de acceso y una serie de capacidades adicionales más que fortalecen al trabajador con mejores herramientas.

Volviendo al tema de la clasificación y con relación a SharePoint contamos con la posibilidad de crear carpetas dentro de las bibliotecas de documentos como la primera alternativa de clasificación la cual resulta muy conveniente para equipos de trabajo que utilizan sitios SharePoint para colaborar y comunicarse mejor.

Sin embargo, en una escala mayor a nivel empresarial y en un contexto mucho más corporativo la clasificación de documentos mediante el uso de carpetas no es una estrategia conveniente para capitalizar el conocimiento de toda la gente. Todo el trabajo de oficina que las personas realizan en una empresa está alineado a estrategias que obedecen a una visión de negocio por lo tanto el contenido que estos generan deberían de clasificarse o etiquetase de una manera más robusta y formal a fin de poder encontrar y relacionar no nada más la información sino el conocimiento de manera más rápida y ágil. Es por ello que actualmente es una necesidad imperante para los directores de TI el poder clasificar el contenido empresarial de una manera que represente y consolide el capital intelectual de la organización para lograr una administración del conocimiento que represente para los empleados y la empresa una ventaja competitiva.

Servicio de Administración de Metadatos, el Servicio de Perfiles de Usuario y el Servicio de Búsquedas

En la edición estándar y empresarial de SharePoint Server 2010 se cuenta con una aplicación de servicio llamada Servicio de Administración de Metadatos el cual ofrece un motor de gestión de etiquetas y términos de carácter general que los empleados usan para clasificar el conocimiento expresado en documentos y archivos de oficina. En conjunto con la aplicación de servicio de Perfiles de Usuario estos términos y etiquetas se comporten de forma relacionada para proveer información contextual y específica para cada etiqueta.

En el siguiente ejemplo vemos a un usuario clasificando documentos y haciendo uso de las opciones de SharePoint para etiquetar documentos en una biblioteca de documentos.

En la siguiente imagen vemos una página de perfil de la etiqueta. En esta página del perfil podemos ver lo siguiente:

Que otros documentos han sido etiquetados con la misma etiquetas
Que personas se han declarado como expertos en esa etiqueta o tema para recibir preguntas sobre el mismo
Pizarra de notas sobre el tema en cuestión
Enlace para seguir o suscribirse a esta etiqueta
Enlace para buscar a las personas que también se han suscrito a la etiqueta

La integración que se tiene con el Perfil de usuarios permite conectar la funcionalidad de las etiquetas con la funcionalidad del perfil. En conjunto como organización se puede contar con toda una propuesta de gestión de contenido donde las personas son los principales actores que de forma vibrante y completamente transparente capitalizan el conocimiento.

En la siguiente imagen vemos como la opción de “Add to Ask Me About in Profile” de la página de perfil de la etiqueta se termina mostrando en la sección de “Ask Me About” en la página del perfil del usuario.

Así mismo y como parte de la integración mencionada anteriormente se tiene la opción del Newsfeed como una alternativa para suscribirnos al contenido y etiquetas que más nos interesa para estar al tanto de aquellas actividades y operaciones que suceden en el portal.

Es improtante mencionar que tambien el Social Connector de Outlook 2010 muestra la informacion del Newsfeed.

En el enlace de My Interest el usuario puede elegir de un grupo de categorías que eventos le interesa rastrear desde esta opción de suscripción.

Podríamos comparar esta opción como un timeline corporativo que nos permite estar siguiendo tanto personas como etiquetas o temas estratégicos de la organización.

Por otro lado, el motor de búsquedas de SharePoint también juega un papel muy importante en la administración del conocimiento ya que muestra los temas o etiquetas como panel de refinamiento de los resultados de las búsquedas permitiendo segmentar y encontrar la información de manera mucho mas sencilla.

En la siguiente imagen vemos los distintos paneles de refinamiento de los resultados de las búsquedas y entre ellos el de las etiquetas.

Admnistración del Conocimiento en Sitios de Colaboración

Ahora bien, ya dentro de un sitio de colaboración para un proyecto o equipo por ejemplo, los usuarios pueden contar con un mapa de etiquetas con el cual fácilmente puedan navegar y contactar a los usuarios expertos.

También las bibliotecas de documentos que cuentan con contenido etiquetado pueden exponer en un menú de filtrado todas las etiquetas para ofrecer un mecanismo mejorado de consulta de la documentación.

Esta imagen ha sido tomoada de http://www.endusersharepoint.com/EUSP2010/2010/04/14/10-ways-sharepoint-2010-improves-findability/

El cliente de Office no podia quedarse atras y el sistema de etiquetas tambien se pone a disposicion en los productos que nuestros usuarios usan dia con dia, por un lado tenemos el panel de informacion del documento en donde vemos el seleccionador de etiquetas.

En la opción de Backstage View de cualquier cliente de Office tambien tiene integración con el Manage Metadata Service.

En resumen

En SharePoint 2010 se tiene funcionalidades disponiblse para establecer una estrategia de administración del conocimiento usando cualquier edición del producto estándar o enterprise. Sinceramente, siento que para una organización donde Knowledge Management es una imperante necesidad, el servicio de Perfiles de Usuario, Servicio de Administración de Metadatos y Servicio de Búsquedas son una alternativa muy valiosa hoy en día para hacer del conocimiento una ventaja competitiva. Todas estas aplicaciones de servicio requieren de planeación por separado para su configuración y aprovisionamiento acorde a las necesidades y objetivos de la empresa; y muy importante su puesta en marcha para fomentar un cambio cultural en la forma de trabajo y asegurar que los usuarios finales utilicen y participen en el proecso para capitalizar el conocimiento empresarial y hacer frente con exito a la competititvidad.

Haaron González

Facilitando el descubrimiento con SEO Toolkit

haaron — Tue, 27 Sep 2011 05:00:00 GMT

Para todos aquellos que construimos soluciones para Internet es necesario contemplar como agregar metadatos a nuestras páginas para que buscadores o servicios de búsqueda permitan encontrarlas, indexarlas y potencialmente arrojarlas como resultados.

Sin embargo, no solamente llenar de metadatos los encabezados de nuestras páginas es suficiente para permitir a servicios de búsqueda encontrar y rastrear el contenido. Es necesario asegurar que nuestro sitio web cuenta con enlaces propiamente vinculados a otros sitios, contenido ligero y accesible, código HTML bien formado que cumple con los estándares, entre otros elementos y referencias importantes de revisar.

SEO Toolkit es una herramienta que nos permite optimizar nuestros sitios web para un mejor decrubrimiento por parte de servicios y motores de busqueda. SEO Toolkit analiza nuestros sitios y recomienda posibles mejoras que podemos realizar y así facilitar a los servicios de búsqueda el encontrar nuestro contenido. Podríamos pensar que SEO Toolkit es un agente analizador que identifica como optimizar nuestros sitios para facilitar su descubrimiento en internet.

Esta es una herramienta de Microsoft por lo tanto se instala sobre IIS 7.0 y hace uso de SQL Server 2008 para recopilar y almacenar el resultado de los análisis. Así mismo este componente se integra a IIS 7 y permite acceder a reportes, reglas, validaciones y sugerencias para mejorar nuestro portal.

Cuando creamos un nuevo análisis podemos configurar el sitio que queremos analizar, el número de enlaces que deseamos revisar, la autentificación que se deberá soportar y todo lo necesario para que la herramienta desempeñe una revisión de forma adecuada.

Los resultados obtenidos son muy valiosos ya que nos carga validaciones e incumplimientos que se realizaron. Por cada incumplimiento nos da un alto nivel de detalle entre ello la posible solución. Por fin ya no tendremos que recurrir a otras herramientas de análisis de sitios web.

Ya hacia falta una herramienta tan valiosa como esta, que bien que Microsoft identificó el hueco y nos proporciono una alternativa aceptable. Estoy seguro que SEO Toolkit aportará mucho valor para tus proyectos web.

Dejo el enlace del sitio para que proceda a evaluar e instalar.

Microsoft adquiere a Skype

haaron — Tue, 10 May 2011 05:00:00 GMT

Hoy nos despertamos con la noticia de que Microsoft adquiere a Skype para fortalecer su plataforma de comunicación.

Skype cuenta con millones de usuarios y su servicio de comunicación instantánea por internet es el mas utilizado en el mundo.

Combined companies will benefit consumers, businesses and increase market opportunity

http://www.microsoft.com/Presspass/press/2011/may11/05-10CorpNewsPR.mspx

Más tarde en rueda de prensa se presentaran los detalles de esta adquisición, aquí podrás ver http://www.microsoft.com/Presspass/presskits/corpnews/ .

Personalmente a mí me gustaría:

Programar aplicaciones Skype con .NET
Hacer una llamada Skype con solo dar clic a la presencia de un usuario en un portal SharePoint
Integrar Skype con Silverlight
Etc.

Como reflexión:

Hay que tener sensibilidad al contexto de negocio que motiva a cualquier empresa a tomar decisiones que de primera mano parecieran contradictorias.
Si no te gusta la adquisición entonces has tu propia empresa.
¿a caso no ves oportunidades?

La productividad por las nubes

haaron — Tue, 10 May 2011 05:00:00 GMT

Microsoft Office 365 lleva la productividad al alcance de empresas de todos los tamaños, mediante el modelo de software como servicio, combina el poder de cómputo de “Office cliente” y de internet “Office en la nube” para fortalecer la colaboración y comunicación organizacional.

Si eres una organización que necesita apoyarse de la informática para mejorar procesos donde actualmente te encuentras limitado, Office 365 es una opción viable.
Si deseas invertir en informática mas no quieres incurrir a los costos asociados por poseer la propiedad de hardware y de software por temas de licenciamiento o depreciación, Office 365 es para ti.
Si requieres que trabajadores del conocimiento accedan a la información de tu empresa de forma segura, cualquier hora, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, Office 365 es para ti.

En un modelo de software como servicio, Office 365 renta el uso de un conjunto de productos de la familia Office instalables y accesibles vía web que configurados e interconectados entre sí, ofrecen una propuesta sólida y robusta para fortalecer la productividad de los empleados mediante la colaboración y comunicación.

Los productos de Office 365 son:


	La herramienta de productividad líder en la industria, totalmente conectado y accesible, permitiendo a los empleados trabajar desde su equipo local Office o desde internet mediante Office Web Apps
	Gestor de correo electrónico, calendarios y contactos conectados, accesible a través de los servicios de la nube, permitiendo a los empleados comunicarse desde cualquier parte entre ellos y con terceros usando su equipo local o Office Web Access.
	La herramienta de colaboración que pone a los documentos de tu empresa en el centro de todo, permitiendo a los empleados compartir, colaborar y consolidar el conocimiento expresado en documentos, presentaciones, hojas de cálculo entre otros.
	Experiencias de mensajería instantánea, presencia virtual, reuniones en línea y conferencias de audio y video que eliminan barreras geográficas en el trabajo y acercan a las personas.

Los beneficios de Office 365 son:

Acceso a correo electrónico, documentos, contactos y calendario desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo
Seguir trabajando con Office y con los programas que los usuarios conocen.
Esquema de costo predecible y flexible con modelos de uso por licencia o pago fijo.
No gestión técnica que asegure la disponibilidad, escalabilidad, seguridad, redundancia y restauración del servicio y los datos ante cualquier eventualidad

Actualmente Office 365 se encuentra en versión Beta.

Consideraciones para acercamos al tomador de decisiones de un proyecto SharePoint

haaron — Fri, 07 May 2010 05:00:00 GMT

Hoy quiero platicar de algo un tanto distinto de lo que acostumbro publicar en mi blog. Para aquellas personas que son consultores SharePoint o ingenieros de Pre Venta de soluciones de colaboración en algún momento del ciclo de vida de venta se requiere de nuestra intervención para identificar las necesidades de negocio y dimensionamiento técnico necesario para poder plasmar en una propuesta comercial nuestro alcance técnico y enfoque humano que será necesario constituir para auxiliar a nuestro cliente.

Sin duda, existen muchas formas de hacer el acercamiento sin embargo aquí dejo algunas de las preguntas que acostumbro hacer cuando estoy en reunión con el cliente final, esto no es una guía simplemente es lo que he probado con el tiempo.

Cuál es el problema actual que desea resolver. La intención de esta pregunta es identificar que es lo que el cliente considera problema a resolver. La idea es ponernos en los zapatos del cliente y entender en primera instancia el problema en general y aquellas razones subyacentes que lo justifican. En ocasiones es importante preguntar él porque considera que con SharePoint podría obtener la solución.
Cuál es la situación deseada. Es importante identificar de manera preliminar la visión final que tiene el cliente de lo que considera puede ser la solución que podríamos plantear. Es muy importante separar el tema técnico del tema de negocio. Lo que hay que indagar aquí es desde el punto de vista de negocio cuales son los entregables, métricas y por qué no las fechas en las que el cliente desea verse avante respecto a la solución requerida. No hay que perder de vista lo que el cliente cree que necesita y que considera una situación ideal, al final del día, buscamos satisfacer y exceder las necesidades de nuestro cliente y quien mejor que nos pueda dar una visión de lo que se considera satisfactorio.
Cuál es la prioridad para la organización o departamento de implementar la solución. Es crítico desde el punto de vista comercial identificar que esta oportunidad tiene una alta probabilidad de concretarse. Así mismo desde el punto de vista dimensionamiento hay que tener en cuenta las implicaciones positivas y negativas de alinearnos a las fechas idóneas para el cliente y como estas tienen nos impactan.
Nombre de las áreas involucradas en la solución. En el afán de poder visualizar a quien estaría tocando nuestra solución es importante desde una primera etapa identificar que otras áreas de la organización infieren en el proceso que se busca automatizar. En cierta medida el valor que una solución aporta al negocio deja un precedente importante de evaluar. También nunca hay que dejar de ver si la solución que estamos entendiendo es de misión crítica para el negocio y/o de alto impacto. Por misión critica nos referimos a lo estratégico y operativo de la solución, lo crucial que esta es para el proceso y para el negocio. Por alto impacto, lo entendemos como el grado en que la gente estará expuesta a la solución y que tanto esta influirá en la cultura de la organización de forma positiva “cuando esta sea innovadora y funcional” y negativa “cuando esta falle”.
Un aproximado de usuarios finales que estarían usando la solución. En estos tiempos donde tenemos una gran necesidad de procesamiento de datos y donde ahora tenemos arquitectos de software es necesario dimensionar el posible nivel de demanda de procesamiento que la solución potencialmente requerirá con el objeto tener en cuenta y hacerle ver al cliente las implicaciones de hardware y de software que tendrá que contemplar como parte de la solución que estaremos planteando. El tema de la conectividad, trafico, disponibilidad, seguridad, escalabilidad, desempeño y crecimiento exponencial de los datos entre otros son aspectos que se tienen que contemplar desde la etapa comercial para poder establecer y acordar los supuestos para la optima implementación de nuestra solución. Además, cuando construimos una solución tenemos que anticiparnos y ver los costos aproximados de carga y mantenimiento a corto, mediano y largo plazo. Personalmente creo que un cliente aprecia el poder decirle como vemos a 2 o 4 años que se comportara nuestra solución.
Que esfuerzos se han realizado en el pasado para resolver el problema. Uno nunca sabe que cosas puedes encontrar y que ideas valiosas se pueden re utilizar de aquellos esfuerzos o experiencias pasadas respecto a la solución. En cierta forma hay que ser afines a la inversión en tiempo y dinero que nuestro cliente ha hecho en el pasado para poder re utilizar lo que se pueda en todos los sentidos cuando esto coadyuva y aporta. Así mismo, identificar si es posible con que otros proveedores o colegas han colaborado con la finalidad de encontrar alguna relación positiva o visualizar alguna amenaza potencial. En mi experiencia me he encontrado con empresas y colegas que recomiendan los servicios.
Actualmente en cuanto tiempo se realiza el proceso en cuestión y en cuanto tiempo seria lo óptimo. Sinceramente esta pregunta personalmente me parece importante. El poder detectar como opera hoy un proceso y cuantificarlo en tiempo, dinero o esfuerzo deja un indicador contra el cual podremos evaluarnos en el futuro para poder afirmar con datos concretos que fue un éxito nuestra intervención. Parte del orgullo del trabajo que hacemos se sustenta en el indicador. Proveedores de tecnología como Microsoft está siempre muy sensible a estos temas ya que dejan un antecedente favorable que en términos de mercadotécnica tiene un valor e impacto. Sin duda entender lo que considera éxito nuestro cliente nos dará la pauta de cómo proceder. Otro punto que en ocasiones he aplicado es acerca uno o dos años después justamente para ver indicadores y ahorros, en alguna ocasión en un proyecto fueron millones de pesos que se ahorraron en papel y el cambio cultural vino a elevar el nivel de calidad de los trabajadores del conocimiento. De verdad, este punto es un indicador estratégico.
Cuenta con plataforma Microsoft y porque la usa. Esta pregunta nos permite saber la postura de nuestro cliente respecto a las propuestas de Microsoft lo cual es importante ya que con esto podremos compartir libremente como algunas tecnologías y productos podrían integrarse para resolver distintas necesidades. Por ello, si la posición es a favor sabemos que podemos aportar mucho más, si la posición es neutral o no a favor nos mantenemos al margen y alerta para posicionar productos o tecnologías cuando sea pertinente o nos pregunten.
Cuenta con esquema de licenciamiento Microsoft. El tema de licenciamiento siempre ha sido algo crítico y delicado. Si nuestro cliente cuanto con algún acuerdo empresarial o esquema de licenciamiento buscamos nosotros tratar de utilizar donde haga sentido aquellos productos que se tengan licenciados como OCS, RMS, Exchange, Office, etc. Además, siempre es de vital importancia para el presupuesto de un proyecto el contemplar el licenciamiento desde una etapa temprana. En ciertas ocasiones cuando el esquema de licenciamiento esta por expirar aquí podría ser conveniente integrar a la subsidiaria local de Microsoft en el proceso para apalancar una renovación de contrato y por parte de Microsoft en ocasiones financiar nuestra solución. Todos ganamos.
Cuenta con directorio activo y que tanto representa su jerarquía organizacional. Para proyectos de colaboración con SharePoint el tema del uso de directorio activo toma relevancia ya que aporta parte del esquema de seguridad que podríamos manejar en nuestra solución. Además de la integración de otras tecnologías. En alguna ocasión un representante de ventas “account manager” de la subsidiaria local de Microsoft especializado en Information Worker me dijo, aportamos valor para este cliente solo si tiene directorio activo y Exchange.
Cuenta con equipo de desarrollo de software, en caso de que si, en que tecnología desarrollan. En el caso de nuestro cliente tenga algún programador o algún equipo de desarrollo es importante identificar que plataforma de desarrollo utilizan y ese sentido cual es su visión. La idea aquí es el poder alinear nuestra solución a desarrollar con el estándar o metodología de nuestro cliente en caso de existir, si no se cuenta, entonces involucrarlos y transferir nuestro proceso a ellos. Así mismo, dado el contexto del equipo de desarrollo en ocasiones conviene incluir en nuestra propuesta servicios u horas de capacitación técnica o transferencia de conocimiento para que el equipo de desarrollo de nuestro cliente pueda recibir y certificar nuestro trabajo. Además de que es parte de nuestra naturaleza influir o divulgar lo nuevo en tecnología de desarrollo Microsoft.
Que versión de Office System usan los usuarios finales. Office 2007 aporta una gran capacidad de conectividad con SharePoint 2007, la sincronización que actualmente se tiene es una fundación con la cual podemos construir soluciones personalizadas usando de capa de presentación los mismos productos cliente de la familia Office. Si nuestro nos indica que se usa Office 2000 y Office 2003, es importante tomar en cuenta en nuestro dimensionamiento y diseño general de nuestra solución este punto ya que Office 2003 no cuenta con tantas características de sincronización con SharePoint y hay que asegurarnos de comunicar a nuestro las expectativas y posibilidades de las tecnologías con las que cuenta. Uno nunca sabe y quizás seamos el detonador para actualizar los escritorios por nuevas versiones de Office.
Se cuenta con presupuesto. En mi experiencia dependiendo de la región en donde hagas negocio esta pregunta puede incomodar, así que toma en cuenta eso. Desde el punto de vista comercial es muy importante poder sentir al cliente en este tema. El saber que se cuenta con presupuesto asignado o que se está en pláticas de asignarlo nos da un alto nivel de probabilidad de cierre del proyecto y por ello podemos entonces empezar con un alto nivel de certeza a coordinar la logística y agenda de los consultores que estarán involucrados. Sin mencionar lo que representa financieramente.
Cuando se ve arrancando este proyecto. Esta pregunta también nos deja ver cómo y cuándo debemos empezar a coordinar con el área de operación de nuestra empresa la logística y asignación de recursos humanos, técnicos y físicos. Empezamos a ponerle fechas a nuestros planes generales de venta y hacer nuestra planeación de la operación.
Hay algún procedimiento requerido para darnos de alta como proveedor. Esta pregunta nos permite saber cómo podemos iniciar con el procedimiento de alta como proveedor para que el tema de las políticas de pago nos impacte tanto. No hay nada mejor que estar debidamente registrado y alineados con nuestro cliente para que al momento de cerrar los compromisos contractuales estemos preparados.

Bueno, estas fueron algunas de las preguntas que se dan en los primeros acercamientos y que considero importante hacer durante algún proceso de visita con el cliente tomador de decisiones. Sin duda, hay muchas mas que seria valioso compartas en este espacio. Estas preguntas, NO son una guía sino lo que a mí bajo ciertos contextos de negocio me ha funcionado y hoy quiero compartir con la comunidad SharePoint.

Suerte y tu que preguntas haces?

Entendiendo el uso de Formatos Electronicos con InfoPath 2007 y Forms Services de MOSS 2007

haaron — Sun, 10 Sep 2006 05:00:00 GMT

Parece que no, pero sí que lo es. Seguro te preguntaras de qué estoy hablando pero en un segundo lo sabrás. Todas las organizaciones que tú y yo conocemos hacen uso de formatos en papel para solicitar el llenado de información. Lo vivimos todos los días en todas partes. En el banco cuando solicitamos un crédito, en la recepción cuando nos registramos en las oficinas del cliente, en la universidad cuando solicitamos alguna asignatura o en cualquier oficina de gobierno donde requerimos atención o solicitar algún servicio. Seguramente contralores o jefes de departamentos financieros de cualquier institución nos podrán decir el costo total anual que el papel representa para una organización.

Claro, el papel sigue siendo un documento que para ciertos procesos tiene una validez legal, hablo de contratos, cheques, dictámenes y comprobantes. Sin embargo, en organizaciones, empresas y gobiernos, existen procesos que a pesar de no tener un impacto de misión crítica para la organización, al año, estos demandan y consumen grandes cantidades de papel que terminan almacenados en un espacio físico donde clasificarlos, buscarlos y encontrarlos a veces no es de lo más sencillo.

El concepto de digitalizar información ha venido a revolucionar la forma en que se captura la misma, hoy en día, para algunos procesos hacemos uso de sistemas de información y páginas dinámicas en Internet para realizar la captura de datos y consolidar la información de manera electrónica. Desafortunadamente el costo de evaluar, diseñar, desarrollar, implementar y operar este tipo de soluciones es potencialmente costoso y la mayoría de las veces exponencialmente más caro.

Introducción a Microsoft Office InfoPath

Microsoft Office InfoPath es un producto de software que facilita la captura de información de manera electrónica, auxilia a los equipos y organizaciones en la creación e implementación de formularios dinámicos que conectan a las personas con tus aplicaciones internas o de línea de negocio y a procesos empresariales con la finalidad de recolectar de manera clara y eficiente la información, utilizando los estándares o metadatos definidos acorde a tus requerimientos. En otras palabras combinar la versatilidad de un software de tipo procesador de palabras con la estructura definida en cualquier formato, nos da la posibilidad de habilitar el uso de formatos electrónicos que su información pueda fácilmente integrarse a otros sistemas, procesos empresariales automatizados o escenarios de colaboración. El formato nativo con el que InfoPath trabaja es XML de tal manera que cualquier formato que diseñas y del cual recolectes información lo tendrás disponible en formato XML para su sencilla distribución y conexión con cualquier otra aplicación de negocio que soporte comunicación vía servicios web y soporte XML.

Desarrolla y administra soluciones de manera más fácil: InfoPath ofrece todo un ambiente de desarrollo robusto para crear y adaptar rápidamente formularios de captura de información. Cabe mencionar que no estamos hablando de un cambio radical en cuanto a lenguajes de programación, sino más bien hablamos de todo un ambiente de desarrollo enfocado en facilitar la creación de formularios de captura que permita a tu organización un cierto nivel de flexibilidad para construir rápidamente soluciones que te permitan recopilar información de cualquier tipo y en algunos casos integrarla a tus procesos o sistemas, como consecuencia tu organización tendrá una tecnología que le permitirá ser más flexible a la hora de responder con agilidad a los cambios que el entorno demanda.
Conecta personas, información y sistemas: InfoPath ofrece soporte para habilitar escenarios de integración y comunicación con sistemas mediante el uso de servicios Web, ofreciendo la capacidad de obtener de otras fuentes de datos información para reforzar la integridad de los datos y también para integrar en los sistemas actuales nueva información recopilada.
Captura información de manera flexible y clara: InfoPath provee de una experiencia de captura muy similar a la de Microsoft Word con el valor adicional de mantener una estructura de datos para la captura que puede contener validaciones de datos, comparaciones, filtrados, eventos, conexiones, búsquedas, etc. sin tener que escribir una sola línea de código de programación.

Debido a que InfoPath es un producto de la suite de Office encontramos un conjunto de funcionalidad adicional que nos permite enriquecer y facilitar la integración de tecnologías adicionales de la plataforma Microsoft. Por ejemplo en la nueva versión de InfoPath 2007 actualmente Beta encontramos una mayor integración con los mismos productos de la familia Office 2007 como el “Document Information Panel” (ver este post) de Word, Power Point o Excel, el llenado y envío de formularios utilizando Outlook 2007. Productos SharePoint Server 2003, 2007 Beta, Windows Rights Management Services (ver este post) , Firma Digital con Windows Certificate Autority (ver este post) por ejemplo nos permiten extender funcionalidad y construir una solución rápidamente integrando poderosas capacidades existentes en los productos adicionales de la plataforma Microsoft.

Veamos un ejemplo práctico

No hace mucho me encontré con un escenario donde se requería levantar un inventario de equipo de una organización con más de 300 empleados de oficina. La forma que tuvieron de atacar esta necesidad fue crear un formato electrónico en Excel solicitando la información que se requería. Se imprimieron una gran cantidad de juegos y se repartieron entre un equipo de 10 personas el trabajo para ir físicamente con cada usuario y llenar el formato a mano. Una vez realizado el inventario, procedieron a contar ahora si como acaba de suceder en México “voto por voto, casilla por casilla”, me refiero a que realizaron un conteo manual de la información recolectada y generaron los reportes necesarios para poder tener información veraz. El problema es que el proceso duro aproximadamente 6 horas.

En el siguiente ejemplo veamos como con InfoPath 2007 Beta y algunas tecnologías adicionales de la plataforma Microsoft podemos mejorar drásticamente el tiempo de este proceso.

En pantalla vemos la superficie de diseño de InfoPath en donde contamos con una serie de controles y objetos que podemos integrar a nuestro formulario. En este caso tengo controles de tipo cuadros de texto, cajas de selección de datos, tabla de campos repetitiva y campos de tipo expresión los cuales son cálculos que solamente muestran el resultado de un cálculo.

Pero veamos que otras tareas de diseño podemos realizar con InfoPath.

Tenemos una gran variedad de elementos que nos permiten diseñar y construir formularios muy completos. Contamos con las siguientes secciones:

Diseño: prácticamente nos ofrece plantillas de tablas para organizar nuestro contenido dentro de un formulario.
Controles: un catalogo de controles que podemos utilizar para capturar información. Los que mas utilizamos son la caja de texto, el campo de lista desplegable, tenemos el control de archivo (nos permite incluir cualquier archivo dentro de nuestro formulario), etc.
Orígenes de datos: aquí es donde podemos ver reflejada la estructura de datos que nuestro formulario InfoPath va almacenando. Esta estructura se puede integrar por cada control que vamos incluyendo en nuestro formulario sin embargo también podemos generar nuestro origen de datos basado en algún origen de datos como una tabla o un servicio web.
Vistas: tenemos la noción de múltiples vistas para visualizar la información, puedes ver a infopath como un contenedor de vistas en donde cada vista es una hoja de tu formato.
Verificador de diseño: es una herramienta útil porque verifica problemas de diseño de nuestra estructura de datos, nos puede informar y validar que nuestra estructura se encuentra bien ordenada y que no existan campos repetidos en ella, entre otro tipo de verificaciones.
Publicar plantilla de formulario: Esta es una opción que nos permite o hacer una especie de “Submmit” a mecanismos de recepción como bibliotecas de formulario en SharePoint, Bandejas de correo electrónico, servicios web, etc.

Si vemos de nuevo nuestro formulario diseñado identificaremos controles de tipo cuadros de texto, listas desplegables, imágenes, expresiones y tablas.

Cada uno de estos controles cuenta con una extensa ventana de propiedades que podemos manualmente utilizar para definir comportamientos adicionales o validaciones requeridas. Esta ventana de propiedades varia por el tipo de control seleccionado.

Como podemos ver para un control de tipo lista desplegable de datos podemos especificar la información manualmente o podemos conectarnos a un origen de datos externo para poder buscar valores que provengan de listas de sharepoint, tablas de una base de datos o algún método de un servicio web. Tenemos la oportunidad de asociar reglas de validación para configurar el comportamiento de nuestro control.

Contamos también con la noción de reglas que son bloques de funcionalidad que podemos configurar dependiendo de condiciones que se puedan cumplir, esta funcionalidad son acciones muy concretas que pueden dispararse cuando nuestra regla se cumpla:

Claro que contamos con mucha funcionalidad adicional que podemos configurar, lo importante aquí es que tratamos de omitir al máximo el escribir código. Solamente en escenarios muy concretos nos vemos en la necesidad de programar sobre InfoPath, la buena noticia es que podemos hacerlo con C# o Visual Basic .NET dándonos la ventaja de integrar todo el poder de la Plataforma .NET en nuestros formularios InfoPath.

Continuando con nuestro ejemplo InfoPath en acción:

Dado el formulario diseñado veamos como podemos utilizar el cliente de InfoPath para proveer un formulario al usuario con la finalidad de recopilar información de un equipo, supongamos que deseamos hacer un inventario de equipo computacional en toda la empresa, este formulario nos permitirá solicitarle al usuario dicha información.

InfoPath trabaja de la mano con SharePoint v2, v3 para que fácilmente pueda ser desplegado por toda la organización.

Automáticamente se cargará una instancia del formulario InfoPath. Solicitando la captura de la información de inventario de equipo. Cabe mencionar que hay algunos campos que muestran un asterisco rojo haciendo notar que esos son campos requeridos para poder procesar el formulario. Adicional tenemos por ahí un cuadro de lista desplegable con la finalidad de seleccionar de la lista un departamento. La información de esta lista puede provenir de bases de datos externas, servicios web remotos, archivos xml o listas de SharePoint.

Al terminar de guardar la información entonces nuestro formulario se publica automáticamente sobre la biblioteca de formularios correspondiente. Y creando las vistas pertinentes podemos contar con una visualización interesante de la información.

Otra funcionalidad interesante es que así como cualquier otro documento de la familia office lo podemos trabajar fuera de línea, lo mismo sucede con InfoPath. Por esta razón es que se dice que InfoPath nos permite construir aplicaciones Cliente Inteligente. Imagina que tienes un complejo formulario de captura para el registro de una solicitud de crédito. Puedes durante el día llevarte una solicitud y estarla llenando en cualquier momento, cuando regresas a la oficina y te conectas a la red, entonces podrás subir tu formulario de nuevo a la biblioteca de formularios de SharePoint.

Veamos el formato base en XML producto del llenado de un formulario que se encuentra fuera de línea almacenado en mi escritorio. Cabe mencionar que InfoPath cuenta con una gran variedad de controles que podemos utilizar para habilitar una mejor captura y que a su vez, InfoPath se encarga de transformar lo capturado para registrarlo en su correspondiente nodo XML.

Las ventajas de este modelo es que podemos llevarnos almacenado localmente nuestro formulario InfoPath y trabajar totalmente desconectado de la red corporativa. Claro que para poder habilitar este escenario el único requisito es contar con el paquete instalado InfoPath 2003 de la familia Office System 2003. Sin embargo, en la nueva versión de SharePoint Portal Server llamada Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS2007) tenemos el concepto de Form Services.

Form Services

Form Services es un servicio de procesado y dibujado de formularios InfoPath para permitir a un navegador de Internet ser el contenedor de formularios InfoPath y utilizar toda su funcionalidad. Microsoft esta consiente que no todo mundo cuenta con InfoPath por esa razón creo la versión del lado de servidor de InfoPath. Form Services viene gratuito dentro de MOSS2007. Solamente configuramos dentro de nuestras configuración avanzada de nuestra biblioteca de formularios la opción de ver sobre el navegador nuestro formulario InfoPath:

Veamos la diferencia cuando selecciono de la biblioteca de formularios que deseamos crear un nuevo formulario:

Justo después de cargar se presenta sobre nuestro navegador nuestro formulario InfoPath:

Nosotros trabajamos con el tal como lo hacemos con el paquete de office. Claro que hay funcionalidad que actualmente se queda corta, sin embargo para captura de información de texto este escenario puede ser muy factible.

Firma Digital de un Formulario InfoPath

Una de las funcionalidades interesantes de InfoPath es la posibilidad de agregar firmas digitales. El mismo concepto descrito a este post te puede dar la noción de cómo en InfoPath podemos habilitar firmado digital, flujos de trabajo con firmas digitales, etc.

Resumen

Con la plataforma de colaboración de Microsoft podemos construir soluciones rápidamente y basadas en los productos que ya tenemos implementados en nuestra organización. El éxito radica en como combinamos las capacidades de la plataforma. InfoPath es una posibilidad muy interesante para hacer frente con éxito a escenarios de captura, validación y recopilación de información de una manera abierta y productiva.

Entendiendo el uso de Formatos Electronicos con InfoPath 2007 y Forms Services de MOSS 2007

haaron — Sun, 10 Sep 2006 05:00:00 GMT

Introducción a Microsoft Office InfoPath

Desarrolla y administra soluciones de manera más fácil: InfoPath ofrece todo un ambiente de desarrollo robusto para crear y adaptar rápidamente formularios de captura de información. Cabe mencionar que no estamos hablando de un cambio radical en cuanto a lenguajes de programación, sino más bien hablamos de todo un ambiente de desarrollo enfocado en facilitar la creación de formularios de captura que permita a tu organización un cierto nivel de flexibilidad para construir rápidamente soluciones que te permitan recopilar información de cualquier tipo y en algunos casos integrarla a tus procesos o sistemas, como consecuencia tu organización tendrá una tecnología que le permitirá ser más flexible a la hora de responder con agilidad a los cambios que el entorno demanda.
Conecta personas, información y sistemas: InfoPath ofrece soporte para habilitar escenarios de integración y comunicación con sistemas mediante el uso de servicios Web, ofreciendo la capacidad de obtener de otras fuentes de datos información para reforzar la integridad de los datos y también para integrar en los sistemas actuales nueva información recopilada.
Captura información de manera flexible y clara: InfoPath provee de una experiencia de captura muy similar a la de Microsoft Word con el valor adicional de mantener una estructura de datos para la captura que puede contener validaciones de datos, comparaciones, filtrados, eventos, conexiones, búsquedas, etc. sin tener que escribir una sola línea de código de programación.

Veamos un ejemplo práctico

En el siguiente ejemplo veamos como con InfoPath 2007 Beta y algunas tecnologías adicionales de la plataforma Microsoft podemos mejorar drásticamente el tiempo de este proceso.

Pero veamos que otras tareas de diseño podemos realizar con InfoPath.

Tenemos una gran variedad de elementos que nos permiten diseñar y construir formularios muy completos. Contamos con las siguientes secciones:

Diseño: prácticamente nos ofrece plantillas de tablas para organizar nuestro contenido dentro de un formulario.
Controles: un catalogo de controles que podemos utilizar para capturar información. Los que mas utilizamos son la caja de texto, el campo de lista desplegable, tenemos el control de archivo (nos permite incluir cualquier archivo dentro de nuestro formulario), etc.
Orígenes de datos: aquí es donde podemos ver reflejada la estructura de datos que nuestro formulario InfoPath va almacenando. Esta estructura se puede integrar por cada control que vamos incluyendo en nuestro formulario sin embargo también podemos generar nuestro origen de datos basado en algún origen de datos como una tabla o un servicio web.
Vistas: tenemos la noción de múltiples vistas para visualizar la información, puedes ver a infopath como un contenedor de vistas en donde cada vista es una hoja de tu formato.
Verificador de diseño: es una herramienta útil porque verifica problemas de diseño de nuestra estructura de datos, nos puede informar y validar que nuestra estructura se encuentra bien ordenada y que no existan campos repetidos en ella, entre otro tipo de verificaciones.
Publicar plantilla de formulario: Esta es una opción que nos permite o hacer una especie de “Submmit” a mecanismos de recepción como bibliotecas de formulario en SharePoint, Bandejas de correo electrónico, servicios web, etc.

Si vemos de nuevo nuestro formulario diseñado identificaremos controles de tipo cuadros de texto, listas desplegables, imágenes, expresiones y tablas.

Continuando con nuestro ejemplo InfoPath en acción:

InfoPath trabaja de la mano con SharePoint v2, v3 para que fácilmente pueda ser desplegado por toda la organización.

Form Services

Veamos la diferencia cuando selecciono de la biblioteca de formularios que deseamos crear un nuevo formulario:

Justo después de cargar se presenta sobre nuestro navegador nuestro formulario InfoPath:

Firma Digital de un Formulario InfoPath

Resumen

Modernizando Gobiernos con la Plataforma de Colaboracion de Microsoft

haaron — Sat, 02 Sep 2006 05:00:00 GMT

1ro de Septiembre, como y que tan rápido pasa el tiempo. En tan solo pocos meses estaremos entrando al 2007. Estos últimos años han sido para mí cruciales en mi crecimiento personal y profesional. Poco a poco el destino me ha ido confirmando y enseñando tantas cosas que no me queda duda en que cada una de ellas han tenido su razón de ser. Incluso el escribir en este blog, compartir con tanta gente el conocimiento, aprender de tantos amigos y participar en proyectos algunos con ciclos largos otros con ciclos cortos han venido a llenarme de presiones fuertes pero de también de magnificas satisfacciones.

Hoy tuve la oportunidad de ofrecer una presentación de lanzamiento de una solución de colaboración que la empresa que dirijo tecnológicamente construyó para una importante dependencia de gobierno. Esta presentación se realizó para todos los jefes de área de esta institución y pudimos entablar una efectiva comunicación con un mismo objetivo en mente, simplemente, el como una estrategia de colaboración institucional viene a transformar la operación y a establecer toda una nueva cultura de trabajo que sabemos tendrá magníficos y rentables resultados. Esperemos hacer en septiembre del próximo año una medición de los resultados en términos de eficiencia institucional y costos.

En fin.

Estrategia de Colaboración Institucional con Plataforma Microsoft
Una estrategia de colaboración institucional a través del uso de la Plataforma Microsoft es toda una solución integral que podemos implementar de forma gradual para auxiliar a una institución en lo siguiente:

Y como consecuencia mejorar el valor institucional desde adentro hacia afuera, en otras palabras, como mejoramos los procesos internos para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y como consecuencia las necesidades de los ciudadanos. Comentaba durante esta presentación que el verdadero valor de nuestro servicio no se sustenta en la Plataforma Microsoft como tal, sino mas bien en la labor de consultoría que hemos podido ejecutar para identificar como mejorar los procesos sustantivos que articulan la operación de esta institución y que una vez identificados, diseñar entonces un enfoque razonable para inyectar agilidad, seguridad y eficiencia a todos estos procesos. Ahí radica el éxito de este proyecto.

Beneficios de la Plataforma de Colaboración de Microsoft
Sin embargo, no dejamos de compartir el beneficio de la Plataforma de Colaboración de Microsoft con la finalidad de generar una visión compartida respecto al alcance técnico que podemos obtener con este tipo de implementaciones a nivel institución. Solamente haciendo el uso adecuado de los componentes de la plataforma Microsoft podemos fácilmente ejecutar acciones alineadas a las estrategias institucionales que impactan directamente en políticas de operación e influyan en posicionar una nueva cultura de trabajo institucional que mejora la rapidez del proceso mientras que consolida la información para transformarla en verdadero impacto. En nuestro caso, nuestra empresa desarrollo una solución personalizada por encima de los componentes de la plataforma Microsoft.Para dependencias o empresas que cuentan con Licenciamiento Microsoft de tipo Microsoft Enterprise Agreement (EA) tienen grandes posibilidades para transformar de manera drástica la forma en que internamente una institución funciona.

Generales de la solución
Nuestra solución atiende tres de los procesos mas intensivos de esta institución y estamos seguros tendrá resultados significativos en cuanto a tiempos y costos. Todo el proceso de preparación y seguimiento de Juntas de Gobierno y Reuniones del Pleno así como el de administración y seguimiento de la Correspondencia es controlado por esta solución. Adicional algunos procesos sustantivos institucionales también fueron contemplados para habilitar su contraparte digital dándole eficiencia operacional.

Componentes técnicos de la Plataforma de Colaboración de Microsoft
Los componentes de una Plataforma Microsoft para habilitar una Colaboración Institucional son los siguientes:

En los servicios de infraestructura hablamos de la implementación y configuración de algunos de los productos de la familia de servidores de Microsoft en donde en conjunto habilitan una integración de servicios que ofrecen importantes capacidades para mejorar la colaboración interna, administración de la identidad, políticas y restricciones de acceso, seguridad de contenido digital y despliegue de información vía medios electrónicos, etc.

En los servicios web de colaboración hablamos de aquellos aspectos de la plataforma que ofrecen beneficios de negocio que impactan directamente en el alcance y posibilidades que en determinado momento podemos ofrecer para sustentar innovadoras soluciones a problemas específicos de la institución, desde servicios de mensajería que nos permitan intercambiar información vía correo electrónico o mensajería instantánea (algo así como un Messenger interno) hasta portales web de colaboración que estructuran, unifican la interacción y consolidan la información digital de cada área de la institución permitiendo habilitar políticas de generación de contenido, además la capacidad de integrarse a procesos o sistemas institucionales e incluso la posibilidad de lograr la interoperabilidad con otras dependencias gobierno de manera confiable y segura, estableciendo conversaciones digitales interinstitucionales para integrar y eficientar procesos. Por último y para este tipo de institución la Plataforma de Colaboración de Microsoft ofrece la capacidad de transmitir en tiempo real sesiones y reuniones de seguimiento, una actividad sumamente importante para la naturaleza de esta dependencia ya que los ciudadanos contamos con el derecho institucional de poder tener acceso a este tipo de sesiones.

En la capa final de la plataforma contamos con la línea de sistemas operativos y paquetería de oficina. Microsoft Office como tal ofrece excelente funcionalidad sin embargo combinar esta funcionalidad con la capa de servicios web nos dan mayores oportunidades para que de manera amigable y sencilla podamos personalizar soluciones bajo la plataforma Office. El producto InfoPath ofrece grandes capacidades para utilizar formularios de manera electrónica que en conjunto con la capa de servicios web de colaboración podamos agilizar drásticamente un proceso. La noción de manejar la firma digital para darle validez interna a la información que viaja en estos formatos electrónicos ofrece capacidades de veracidad y seguridad de la información.

Las tecnologías que habilitamos para integrar nuestra solución fueron:

Resumiendo
En resumen, la Plataforma de Colaboración de Microsoft ofrece grandes capacidades para automatizar procesos de forma innovadora y agilizar sus tiempos de respuesta. Una plataforma de colaboración es algo más que un conjunto de tecnologías configuradas entre sí. Una plataforma de colaboración es simplemente la herramienta tecnológica para automatizar la forma en que una institución trabaja y colabora internamente con la finalidad de inyectar características adicionales a los procesos de trabajo que permitan auditar, controlar, normar e incrementar la gobernabilidad institucional a beneficio siempre de la institución y como consecuencia del ciudadano.

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Dato de Actualizacion: Ahorran diputados millon de copias. (Marzo 29 del 2007)