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Consejos para crear una Práctica de Colaboración o Centro de Excelencia SharePoint

haaron — Mon, 13 Aug 2012 05:00:00 GMT

No sé si te ha pasado pero de pronto el negocio o la empresa de TI donde trabajas han decidido invertir en SharePoint y crear toda una estrategia comercial para ofrecer al mercado soluciones de colaboración. Sin duda SharePoint ha sido uno de los productos con una tasa de crecimiento sin precedentes en Microsoft y junto con la situación económica mundial muchas empresas que ya lo tenían incluido en sus planes de licenciante deciden ponerlo en producción. Y ahí se encuentra tu empresa recibiendo nuevas oportunidades en torno a este producto, desde la perspectiva comercial vez dinero pasar frente a ti y por no tener una práctica especializada o centro de excelencia en SharePoint dejas oportunidades que podrían representar un porcentaje interesante de margen anual. Sin duda ese y otros más serían los argumentos que justifiquen crear una práctica de colaboración.

El tema es que ahí estas tu mi estimado lector, recibiendo nuevas oportunidades por parte de los clientes de la empresa donde trabajas, tratando de estimar y cotizar instalaciones, desarrollos y migraciones sobre SharePoint con la poca o mucha experiencia que te precede. Identificas la necesidad de contar con un experto o en estos días le llaman arquitecto SharePoint que te apoye y de certeza/confianza a los números que estas poniendo sobre la mesa así como el acercamiento de solución, así mismo y desde ya visualizas que cotización tras cotización se deja ver en el horizonte la necesidad de contar con los recursos que puedan ejecutar estos esfuerzos de venta que se han venido concretando con el tiempo. La interrogante que surge en las reuniones comerciales es “y si se cierran al menos dos de estos proyectos, ¿cómo le vamos a hacer?” no falta quien responda, pues traemos a más personas, contratamos a nuevas gente como si los profesionales SharePoint estuviesen esperando la oportunidad de trabajo. La realidad es que el mercado no se está dando abasto y encontrar consultores, programadores y administradores SharePoint calificados es muy difícil hoy en día.

Ante este escenario real de negocio a continuación algunas consideraciones o consejos para crear una práctica de colaboración y/o centro de excelencia SharePoint.

Conviértete en un Partner de Microsoft y adquiere la competencia de portales

La subsidiaria local de Microsoft puede aportar valor de muchas formas, las más comunes:

Te puede generar negocio formando parte del ecosistema de socios

Microsoft cuenta con toda una estructura jerárquica de primer nivel para gestionar nuevas y/o existentes oportunidades que se puedan dar durante el ciclo de licenciamiento que se tiene con la mayoría de las empresas de los sectores empresarial y gubernamental. Por mencionar un ejemplo, para un cliente estratégico que está a punto de renovar su contrato de licenciamiento es de vital importancia apalancar los productos Microsoft y esto lo puede hacer mediante proyectos, pruebas de concepto y/o acuerdos de negocio, en ese sentido el socio de negocio (Partner) especializado en alguna competencia en particular es quien termina siendo integrado en la relación para atender y ejecutar con éxito cualquiera de estas estrategias. Así mismo como parte de los contratos de licenciamiento se tienen contratos de soporte donde eventualmente se requiere del apoyo del socio para atender a su cuenta en resolver problemas específicos para su cliente. En sí, mediante las certificaciones de la gente y los casos de éxito que vas logrando van consolidando la competencia en la que clasificas, existen diversas competencias y para cada una de ellas existen cuentas estratégicas. Tu trabajo es ejecutar bien cada proyecto, asegurar que esta registrado de acuerdo a tu competencia y adquirir puntos para poder aparecer en el radar de socios de negocios que Microsoft internamente utiliza para integrarte en alguna oportunidad. También, Microsoft cuenta con un equipo para ofrecer servicios de consultoría (MCS – Microsoft Consulting Services) donde eventualmente contratan a socios para la ejecución de algún proyecto que esta área pudiese haber vendido. En este sentido, MCS cuenta con los consultores que gestionan y entienden la necesidad del cliente, definen una estrategia de solución y mediante el socio de negocio ejecutan las tareas específicas del proyecto. En resumen seguro existen muchas más alternativas para que Microsoft sea tu cliente y te lleve a construir proyectos importantes que contribuyan de forma directa al margen. Personalmente los proyectos a los que Microsoft te puede llevar pueden ser muy importantes para tu desarrollo profesional y para el crecimiento de tu empresa.

Te ayuda con recursos de asesoría y capacitación para todos los roles de una práctica SharePoint

El sistema de socios cuenta con todo un repositorio web de recursos de apoyo. Para cada tecnología y/o competencia se tiene contenido para diversas audiencias como mercadotécnica y ventas en distintos formatos como libros, guías, cuestionarios, iniciativas e incluso asesoría directa con gente de Microsoft. También, cada subsidiaria local cuenta con un área dedicada a los socios de negocio los cuales constantemente te están invitando y motivando para crecer en tu competencia. Si te haces socio puedes dar acceso a cada persona certificada de tu empresa para que ellos mismos naveguen y accedan a los recursos mencionados. El sistema de socios cuenta también con toda una plataforma de capacitación continua que te permite tomar cursos en línea para todos los roles de una práctica SharePoint como lo son ventas, arquitectura, desarrollo y administración, estos cursos cuentan con examen y diploma de tal forma que puedes medir el avance adquirido en el conocimiento. En mi opinión muchos socios de negocio ignoran el contenido y las ventajas que este portal aporta a la empresa, quizás sea que es demasiado contenido, sin embargo, en mi experiencia, cuando he tenido que capacitar a vendedores o apoyo en mercadotecnia el sitio de socios me ha ofrecido una alternativa con la que he podido solventar mi carencia.

Implementa una plataforma de capacitación continua

Tan solo imagina que de pronto estas en el mejor de los problemas que una empresa pueda tener, tienes proyectos cerrados y no cuentas con el personal para ejecutarlos. Una plataforma de capacitación continuar podrá asegurar que al contratar a nuevos elementos para la práctica estos se alinean a las competencias y habilidades que has logrado consolidar. Una plataforma de capacitación continua es esencial para poder establecer un punto inicial de partida para los nuevos empleados. Puedes desarrollar tú el contenido, montarlo en algún lugar, clasificarlos y actualizarlo con el tiempo. También puedes comprar contenido de terceros que sin duda aportan cierto nivel de calidad. Se que es muy caro pero los eventos como Microsoft Teched, SharePoint Conference, Professional Developer Conference, Ignite, Build, DevConnections, entre otros son un recurso invaluable. Mira si de plano no puedes mandar a tus ingenieros a estos eventos al menos compra el contenido digital que en ocasiones ponen a la venta y súbelo a tu portal de capacitación continua, básicamente ponlo a disposición de la gente. En estos eventos se da lugar a que los profesionales mas experimentados de SharePoint se junten en un mismo lugar y compartan conferencias basadas en experiencias de la vida real, en los temas mas comunes y valiosos del producto, así que, cuando llegues a tener una necesidad para la cual tu ingeniero no tiene mucha experiencia, podría sin problema acceder a estas conferencias, buscar al consultor o al tema en cuestión, tomar la conferencia virtualmente y al terminar tener una idea mucho mas clara por donde proceder. A continuación algunas de las empresas que ofrecen cursos de capacitación virtual en SharePoint:

Invierte en la certificación de los ingenieros

Que vale más, ¿el papel o el saber? Sin duda un tema a discusión y polémico es el de las certificaciones. Quienes no están certificados dicen que no lo necesitan, quienes si están certificados lo presumen todo el tiempo, claro hay sus excepciones. En mi opinión apoyar a certificarse si debería ser parte de los objetivos de una práctica de colaboración o centro de excelencia, me ha tocado empresas que prefieren no apoyar por miedo a que se les valla el recurso, también me ha tocado empresas que te da un bono por certificarte y además te pagan el examen en caso de haber sido aprobado.

Certificarse debería ser una meta personal-profesional

Yo creo que el certificarse debe de ser una iniciativa y/o reto personal-profesional que te permita al menos en papel diferenciarte de los demás. Sabemos todos que a la hora de la hora frente a los problemas técnicos/interpersonales de un proyecto por más certificado que uno este se requiere de la astucia, sensibilidad e intuición que ningún examen de certificación podrá dar. Sin embargo, el certificarse no es algo sencillo, requiere de experiencia y de disciplina de estudio en temas técnicos con un nivel de profundidad alto. La certificación establece un marco de referencia de que tan bien conoces técnicamente algún producto y/o tecnología sobre todo que sabes por donde enfrentar técnicamente algún escenario de negocio. Estar certificado inicialmente te podrá producir un orgullo especial el cual considero sano para tu autoestima laboral y también es natural como parte de la madurez profesional. La mayoría de las empresas sienten una afinidad inexplicable por personal certificado, así que si te conviene jugar estas cartas.

Certificarse ayuda en posicionar mejor con los clientes

En la mayoría de las empresas grandes con las que he trabajado hay dos palabras que siempre salen a la luz y creo que tienen una preferencia y/o afinidad intima. “Mejores Practicas” y “Certificados”. Es evidente que mencionar que tienes personal certificado en X o Y producto produce una aceptación mayor con el interlocutor y mientras mas sea el numero de tecnologías como personas certificadas, mas memorable es la reacción/impresión. Simplemente es importante desde la perspectiva de negocio poder dejar ver la realidad que se tiene en cuanto al talento y al nivel de la gente, poder concretar o respaldarlo mediante certificados es aun más impactante desde la perspectiva comercial. Por lo tanto, apoya, difunde, fomenta y contempla el desarrollo y certificación de las personas, ya que son estas las que en realidad harán realidad tus metas como empresa y merecen ser reconocidos y respaldados. Es natural que como parte del nivel de madurez profesional de las personas busquen certificarse y mantenerse certificados por lo tanto les conviene a ellos y te conviene a ti durante el tiempo que los tengas.

Educa a la gente de ventas y se claro con tu oferta SharePoint

En mi experiencia como consultor e ingeniero pre venta es aquí donde puedes experimentar el éxito y el fracaso a la velocidad de la luz. Llega la necesidad, haces una revisión del escenario, confirmas con el cliente su necesidad, validas tu escenario de solución, estimas en un plan de trabajo el tiempo que te llevara construirla, reflejas en una propuesta la solución, entregables, supuestos y sobre todo el presupuesto y/o costo, no falta el aguafiestas que levanta la mano y critica la propuesta, lo ignoras, entregas al cliente, justificas con las personal técnico del cliente, se cierra el proyecto y llega la orden de compra. En ese momento experimentas la gloria de haber sido capaz de vender un proyecto que puede pagar el sueldo anual de 3 personas en tan solo 3 meses de esfuerzo. De pronto, durante la ejecución del proyecto salta que no se visualizo bien que quería el cliente, que si cae o no cierto cambio de ultimo momento en el alcance del proyecto, que al mismo recurso lo tienes en 3 proyectos a la vez y apenas puede, casi casi que ya lo dejo la esposa, que se toman decisiones técnicas que abren riesgos importantes para el cliente, el aguafiestas tienes cara de te lo dije, en fin, visualizas que el proyecto saldrá sin ningún margen o peor aun que representara un gasto poder sacar la firma de liberación del mismo. Llega la frustración, las culpas y la pregunta ¿Qué hicimos mal? Y la respuesta “vender con esos tiempos”.

Establece un pipeline de venta y oportunidades

Como parte de las oportunidades SharePoint que van llegando con el tiempo se van apilando de una forma exponencial de tal forma que dar seguimiento puntual a los compromisos de venta que vas generando se vuelve un caos dejando una impresión de informalidad. Se le dice pipeline a un simple y sencillo mecanismo de seguimiento de las oportunidades. Crear un pipeline para la práctica de colaboración permitirá visualizar y tener en el radar de forma resumida todas las oportunidades de venta y compromisos adquiridos que se han establecido para su seguimiento apropiado. Quizás un CRM y/o sistema de gestión de oportunidades seria lo mas recomendable, lo importante es que lo tendrás para que puedas gestionar mejor, cumplir mejor y sobre todo visualizar de forma instantánea la importancia, el valor y lo estratégico que se esta convirtiendo tu practica para la empresa.

Busca automatizar el proceso de estimación

Es complejo pero para cierto tipo de proyectos SharePoint es posible. Contar con herramientas de estimación permitirá a los vendedores, arquitectos e ingenieros pre venta con una forma consistente de dimensionar proyectos lo cual puede mejorarse con el tiempo y quitar la dependencia a que solamente una persona con los conocimientos y experiencia pueda definirlo. Incluso Microsoft cuenta con frameworks de venta me parece que le llaman “Solution Acelerators” los cuales ya ofrecen un plan de trabajo, un alcance, un proceso y una estrategia de solución para escenarios muy específicos. Existe aceleradores de solución para proyectos de Search, Forms, Workflows, Portales, etc. Como parte del nivel de competencia que tienes como socio de Microsoft pueden tu gente inclusive ejecutar estos aceleradores de solución, el caso es de que el riego de estimar baja y es repetitivo la experiencia del proyecto. Hay empresas que usando metodologías mucho mas sofisticadas mediante sesiones de consultoría consultiva pueden asesorar para la construcción de herramientas de estimación. No es un esfuerzo fácil y sencillo de lograr, sin embargo es factible poder racionalizar la estimación.

Crea una presentación plantilla que muestre las capacidades SharePoint de tu empresa

Esto es esencial, tener una presentación de Power Point que describa la oferta SharePonit que como empresa tienes y promueva ante los clientes un mensaje consistente. En esta presentación regularmente se promueve el porque SharePoint es un producto tan importante para Microsoft y para las empresas que lo adoptan, se menciona tu enfoque de valor que ofreces como proveedor para el cliente en el producto particularmente y para terminar mencionar los tipos de servicios que ofreces, el equipo certificado que tienes “aquí es donde tiene impacto este tema” y los casos de éxito que has consolidado con el tiempo. Lo importante es que esta presentación sea la única que manejas para promover tus servicios, en ocasiones, el cliente a quien vas a presentar ya ofrece una serie de necesidades y ese sentido podrías personalizar la presentación solo para el cliente en cuestión incluyendo por cada necesidad que el ha puesto sobre la mesa, las características que el producto tiene para resolverlas.

Apóyate y aprende de consultores externos

Todos tenemos que aprender y perfeccionar con el tiempo lo que hemos aprendido para llegar a desarrollar una maestría en la habilidad. Los consultores externos y/o asesores a pesar de ser caros si pueden aportar valor fomentando en tu equipo valores, practicas y herramientas que permitan darle oxigeno el carbón y hacer que esos talentos que tienes bajo tu empresa puedan arder y alcanzar el nivel que necesitas para cumplir tus metas. Para cada problema, proyecto o reto tecnológico podrías apoyarte de un consultor externo para que de manera presencial o remota, aplique su filosofía de trabajo. La que yo utilizo y ha dado resultados para mis clientes es:

Análisis

En esta parte nos aseguramos de entender claramente el contexto técnico y de negocio que nos permita encontrar la mejor alternativa de solución. Una vez entendiendo todos los ángulos de un mismo problema procedemos a realizar una prueba de concepto para asegurar los pros y contras de nuestra alternativa y tomar una decisión.

Demostrar

Durante esta etapa reforzamos la capacitación de tus ingenieros a través de compartir las experiencias de campo que nuestros consultores han adquirido mediante la aplicación de las tecnologías y métodos en otras organizaciones. En un escenario concreto se presenta y de muestra la alternativa de decisión planteada.

Asesorar

Para asegurar la exitosa y correcta implementación de las técnicas y métodos sobre un proyecto en particular, trabajamos directamente con el personal responsable de la construcción de la solución, establecemos de manera conjunta el plan de trabajo, damos seguimiento a sus avances y retroalimentamos oportunamente sobre cualquier condición que pueda afectar el éxito del proyecto.

Auditar

Finalmente en esta etapa aseguramos la efectividad y eficiencia de la práctica de trabajo implementada a través de mecanismos de retroalimentación que permiten la identificación e implementación de oportunidades de mejora.

Free Synergy JQuery Accordion WebPart

haaron — Tue, 07 Aug 2012 05:00:00 GMT

La empresa Synergy ha publicado en su blog oficial algunos ejemplos de código sobre como han construido parte de la experiencia de usuario de su sitio web. Por ahí tienen un post sobre este webpart de acordeón que también pusieron a disposición para que programadores pudiéramos usar su código fuente.

El proceso de implementación sufre de algunas inconsistencias que decidí atacar creando una solución de Visual Studio 2010 para empaquetar todos los pre requisitos, imágenes, hojas de estilo, dependencias JQuery, tipos de contenido etc y así facilitar la utilización del WebPart de Acordeón.

https://skydrive.live.com/?cid=da602695c8d95b70&resid=DA602695C8D95B70!107&id=DA602695C8D95B70%21107#

Grabe un video donde explico que se hizo y como utilizarlo, espero que les sea de utilidad.

Cuales son los temas estratégicos de tu empresa y como capitalizar el conocimiento de la gente con SharePoint 2010

haaron — Mon, 09 Apr 2012 05:00:00 GMT

Antecedentes

En este post veremos que funcionalidades pre construidas existen en el producto SharePoint 2010 para permitir a la empresas concretar y fortalecer su estrategia de administración del conocimiento.

Introducción

Cuando la información crece de manera exponencial siempre pensamos en clasificarla de forma racional y lógica. En el pasado era común encontrar en las oficinas enormes casilleros con millones de documentos clasificados probablemente por orden alfabético. Hoy en día con el uso de los sistemas informáticos y de la paquetería de software para oficina el tema del almacenamiento y clasificación física de la información se ha delegado al área de informática, es justo decir que toda la clasificación que hoy generamos se reduce a carpetas dentro de nuestra computadora de escritorio, en especial “Mis Documentos”.

En algunos casos el departamento de informática aprovisiona carpetas públicas en la red en donde podemos copiar nuestra información y de alguna manera respaldar sobre un almacenamiento distinto al nuestro los documentos que generamos.

Sin embargo, por ser digital entonces ya no existen límites físicos que nos impidan clasificar, organizar, accede, asegurar y proteger la información de nuestra empresa de forma innovadora que responda a las necesidades de negocio. En ese sentido es bien sabido que SharePoint nos ofrece repositorios de almacenamiento con funcionalidad pre construido para facilitar el trabajo, en otras palabras, subir documentos a una biblioteca de documentos SharePoint nos permite manejar versiones de los documentos, suscribirse a alertas de correo electrónico para saber cuándo y por quien estos documentos han sido modificados, aplicar permisos de acceso y una serie de capacidades adicionales más que fortalecen al trabajador con mejores herramientas.

Volviendo al tema de la clasificación y con relación a SharePoint contamos con la posibilidad de crear carpetas dentro de las bibliotecas de documentos como la primera alternativa de clasificación la cual resulta muy conveniente para equipos de trabajo que utilizan sitios SharePoint para colaborar y comunicarse mejor.

Sin embargo, en una escala mayor a nivel empresarial y en un contexto mucho más corporativo la clasificación de documentos mediante el uso de carpetas no es una estrategia conveniente para capitalizar el conocimiento de toda la gente. Todo el trabajo de oficina que las personas realizan en una empresa está alineado a estrategias que obedecen a una visión de negocio por lo tanto el contenido que estos generan deberían de clasificarse o etiquetase de una manera más robusta y formal a fin de poder encontrar y relacionar no nada más la información sino el conocimiento de manera más rápida y ágil. Es por ello que actualmente es una necesidad imperante para los directores de TI el poder clasificar el contenido empresarial de una manera que represente y consolide el capital intelectual de la organización para lograr una administración del conocimiento que represente para los empleados y la empresa una ventaja competitiva.

Servicio de Administración de Metadatos, el Servicio de Perfiles de Usuario y el Servicio de Búsquedas

En la edición estándar y empresarial de SharePoint Server 2010 se cuenta con una aplicación de servicio llamada Servicio de Administración de Metadatos el cual ofrece un motor de gestión de etiquetas y términos de carácter general que los empleados usan para clasificar el conocimiento expresado en documentos y archivos de oficina. En conjunto con la aplicación de servicio de Perfiles de Usuario estos términos y etiquetas se comporten de forma relacionada para proveer información contextual y específica para cada etiqueta.

En el siguiente ejemplo vemos a un usuario clasificando documentos y haciendo uso de las opciones de SharePoint para etiquetar documentos en una biblioteca de documentos.

En la siguiente imagen vemos una página de perfil de la etiqueta. En esta página del perfil podemos ver lo siguiente:

Que otros documentos han sido etiquetados con la misma etiquetas
Que personas se han declarado como expertos en esa etiqueta o tema para recibir preguntas sobre el mismo
Pizarra de notas sobre el tema en cuestión
Enlace para seguir o suscribirse a esta etiqueta
Enlace para buscar a las personas que también se han suscrito a la etiqueta

La integración que se tiene con el Perfil de usuarios permite conectar la funcionalidad de las etiquetas con la funcionalidad del perfil. En conjunto como organización se puede contar con toda una propuesta de gestión de contenido donde las personas son los principales actores que de forma vibrante y completamente transparente capitalizan el conocimiento.

En la siguiente imagen vemos como la opción de “Add to Ask Me About in Profile” de la página de perfil de la etiqueta se termina mostrando en la sección de “Ask Me About” en la página del perfil del usuario.

Así mismo y como parte de la integración mencionada anteriormente se tiene la opción del Newsfeed como una alternativa para suscribirnos al contenido y etiquetas que más nos interesa para estar al tanto de aquellas actividades y operaciones que suceden en el portal.

Es improtante mencionar que tambien el Social Connector de Outlook 2010 muestra la informacion del Newsfeed.

En el enlace de My Interest el usuario puede elegir de un grupo de categorías que eventos le interesa rastrear desde esta opción de suscripción.

Podríamos comparar esta opción como un timeline corporativo que nos permite estar siguiendo tanto personas como etiquetas o temas estratégicos de la organización.

Por otro lado, el motor de búsquedas de SharePoint también juega un papel muy importante en la administración del conocimiento ya que muestra los temas o etiquetas como panel de refinamiento de los resultados de las búsquedas permitiendo segmentar y encontrar la información de manera mucho mas sencilla.

En la siguiente imagen vemos los distintos paneles de refinamiento de los resultados de las búsquedas y entre ellos el de las etiquetas.

Admnistración del Conocimiento en Sitios de Colaboración

Ahora bien, ya dentro de un sitio de colaboración para un proyecto o equipo por ejemplo, los usuarios pueden contar con un mapa de etiquetas con el cual fácilmente puedan navegar y contactar a los usuarios expertos.

También las bibliotecas de documentos que cuentan con contenido etiquetado pueden exponer en un menú de filtrado todas las etiquetas para ofrecer un mecanismo mejorado de consulta de la documentación.

Esta imagen ha sido tomoada de http://www.endusersharepoint.com/EUSP2010/2010/04/14/10-ways-sharepoint-2010-improves-findability/

El cliente de Office no podia quedarse atras y el sistema de etiquetas tambien se pone a disposicion en los productos que nuestros usuarios usan dia con dia, por un lado tenemos el panel de informacion del documento en donde vemos el seleccionador de etiquetas.

En la opción de Backstage View de cualquier cliente de Office tambien tiene integración con el Manage Metadata Service.

En resumen

En SharePoint 2010 se tiene funcionalidades disponiblse para establecer una estrategia de administración del conocimiento usando cualquier edición del producto estándar o enterprise. Sinceramente, siento que para una organización donde Knowledge Management es una imperante necesidad, el servicio de Perfiles de Usuario, Servicio de Administración de Metadatos y Servicio de Búsquedas son una alternativa muy valiosa hoy en día para hacer del conocimiento una ventaja competitiva. Todas estas aplicaciones de servicio requieren de planeación por separado para su configuración y aprovisionamiento acorde a las necesidades y objetivos de la empresa; y muy importante su puesta en marcha para fomentar un cambio cultural en la forma de trabajo y asegurar que los usuarios finales utilicen y participen en el proecso para capitalizar el conocimiento empresarial y hacer frente con exito a la competititvidad.

Haaron González

Sin capacidad de almacenamiento suficiente durante proceso de Exportacion/Importacion en SharePoint

haaron — Thu, 08 Mar 2012 06:00:00 GMT

En esta semana nos encontramos con un escenario muy particular relacionado con comandos Import/Export SPWeb en SharePoint 2010. Al correr Export-SPWeb o Import-SPWeb el proceso en algún punto marcaba error y la razón fue porque la unidad C: llegaba a su capacidad máxima de almacenamiento.

Es increíble, ya que es bien sabido que debemos contar con volúmenes de disco duro adicionales para guardar los LOGS de SharePoint y en el caso de la base de datos los LOGS y MDFs de SQL. Además, la unidad C: solo es para guardar los archivos del sistema y debemos tener libre el doble equivalente de memoria RAM en capacidad de almacenamiento en disco duro. En otras palabras, si tengo 8GB de RAM, siempre debería tener por lo menos 16GB de espacio almacenamiento libre en C:

Entonces si tengo el almacenamiento de mi servidor de aplicaciones debidamente configurado con diversos volúmenes e incluso con cierto nivel de RAID, ¿porque se llena el disco duro al ejecutar comandos Import-SPWeb y Export-SPWeb?

Resulta que estos comandos son la alternativa disponible para mover sitios web de SharePoint entre colecciones de sitio, son capaces de mover permisos, contenido, versiones, workflows, etc. En estos tiempos donde muchas empresas carecen de gobernabilidad y planeación de un servicio SharePoint es común ver sitios web de SharePoint realmente grandes con una jerarquía de sitios muy profunda y desde la perspectiva de almacenamiento realmente enormes y esto tiene una implicación importante a considerar cuando trabajamos con Import-SPweb y Export-SPWeb. En realidad y de forma interna estos comandos hacen uso de una funcionalidad pre-construida en SharePoint llamada Content Deployment.

Content Deployment ofrece una alternativa para mover contenido de un lugar a otro y cuenta con todo un proceso para realizarlo. Este proceso es invocado tanto por los comandos Import-SPWeb, Export-SPWeb, Content Deployment del Central Administracion, los respaldos granulares y el modelo de objetos de SharePoint entre otros. En primer instancia este proceso requiere de varios atributos como tipo de exportación (full o incremental), sitios o contenido que será incluido, rutas y paths de archivos donde se exporta el contenido y los logs de los procesos, entre otras opciones de configuración. El caso es que en algún punto, este proceso construye un archivo XML que describe todas las instrucciones detalladas de exportación o importación que proceso deberá seguir y por consiguiente si el sitio a exportar es muy grande, este archivo y algunos otros temporales que genera lo será también. Y bueno, ¿En dónde crees que estos archivos tras bambalinas se almacenan de forma temporal? Pues en el TEMP del usuario firmado y ¿En dónde se almacena el TEMP del usuario firmado? Pues en el disco duro C: y he ahí la razón.

Una alternativa de solución a esto es modificar la variable de entorno TEMP para que su ruta de almacenamiento apunte a una unidad que si tenga la capacidad de almacenamiento necesaria para soportar nuestros procesos de importación y exportación.

También si estás trabajando con PowerShell puedes usar $env:temp para obtener la ruta del TEMP y modificarla usando set-item -path env:temp -value "F:\TEMP".

Cosas de la vida! Saludos

UPDATE: Existe el switch NoFileCompression que podemos utilizar para evitar que de forma temporal se generen los archivos adicionales que se comentaron durante el post. Por default, NoFileCompression es False y esto genera en la carpeta TEMP los archivos temporales previos a los que genera el proceso. Este switch lo deberas especificar tanto en Export-SPWeb como Import-SPWeb.

Instalando Granja de Servidores SharePoint 2010 Small Farm (3-Tier)

haaron — Tue, 24 Jan 2012 06:00:00 GMT

Para un programador SharePoint es importante conocer la arquitectura de la plataforma y en ese sentido realizar un proceso de instalación de una granja SharePoint es un deber. En esta ocasión quiero compartir como lograr en una topología llamada Small Farm (Three Tier).

Básicamente tenemos un software (Network Load Balancing) para balancear y distribuir la carga entre dos servidores Web Front End (litwarewfe1 y litwarewfe2) y tendremos un solo servidor de aplicaciones (litwareapp) con la mayoría de las aplicaciones de servicio y la herramienta central de administración configurada, todo el contenido y la configuración será almacenada sobre un solo servidor de base de datos SQL Server (litwaredb).

Network Load Balancing en Windows Server 2008 R2 para WFE de SharePoint 2010

Configurando Granja de Servidores SharePoint 2010

Configurando Granja de Servidores SharePoint 2010 con PowerShell

Configurando un cluster de dos nodos balanceados para WFE de SharePoint

haaron — Thu, 19 Jan 2012 06:00:00 GMT

En este post vemos como configurar un cluster de dos servidores utilizando Network Load Balancing de Windows Server 2008 R2. En particular este cluster nos puede mejorar el desempeño significativamente. Con esta alternativa de configuración a nivel software se puede dividir la demanda o peticiones en más de un servidor para que en conjunto respondan como uno solo. Particularmente esta configuración se creó para una granja de servidores web front end de SharePoint 2010 en donde dos servidores web estarán recibiendo las peticiones de usuario vía dirección URL.

Lo requisitos para configurar un cluster son:

Agregar la característica de Windows llamada Network Load Balancing en cada uno de los nodos que conformaran el cluster

Asegurarse que cada nodo del cluster deban de tener un IP dedicado o fijo ya que NLB no puede trabajar con IPs dinámicas generadas por un servicio DHCP

El cluster tendrá un IP virtual que recibirá las peticiones y estas serán transferidas de forma automática a cualquier nodo que conforma el cluster para responder la petición

Probar con ping que sucede cuando querevemos ver que responde el nuevo host.

Existen otras alternativas tecnológicas para crear y gestionar clusters tanto a nivel software como hardware.

Los pasos para la configuración de un cluster son:

1. En primer nodo crear el cluster y agregar el primer nodo

2. En el segundo nodo conectarse a cluster existente y agregar el host al cluster

Probamos un ping para ver que responde:

Esta tecnica tambien funciona para cualquier desarrollo web que se hospeda sobre servidores Windows. :)

NOTICIA: Aqui lo explicado anteriormente en vivo y a todo color en un video que subi a mi canal de Youtube al cual te puedes suscribir aqui: https://www.youtube.com/haarongo

[Video]

Como restablecer el sitio web de IIS “SharePoint Web Services” cuando éste es eliminado por error en SharePoint 2010

haaron — Tue, 27 Dec 2011 06:00:00 GMT

Algo que me gusta de trabajar como ingeniero de soporte freelance es el orgullo que te da ganar esas pequeñas batallas contra la ignorancia.

Problema

El problema fue que se extendió una aplicación web de SharePoint usando el sitio web de IIS “SharePoint Web Services”. Antes que cualquier otra cosa, este sitio web de IIS hospeda algunos servicios WCF de sistema los cuales se configuran en todos los WFE de la granja y son utilizados por algunas aplicaciones de servicio, el asistente de configuración de SharePoint es el encargado de aprovisionar este sitio web en tiempo de instalación y configuración de la granja.

Lo que sucedió es que al extenderse esta aplicación web en este caso “MySite” se detuvieron aplicaciones de servicio y quedo totalmente inoperable. El resultado fue desastroso para la granja ya que se detuvieron las aplicaciones de servicio Manage Metadata, User Profile y en este caso el portal de MySite de todo el corporativo. El mensaje de error al intentar acceder al portal fue Could not load user profile, adicional el visor de eventos empezó a regitrar An exception occurred when trying to issue security token: The server did not provide a meaningful reply; this might be caused by a contract mismatch, a premature session shutdown or an internal server error.

Como primera reacción de cualquier ser humano es la de des extender el portal.

Inyectando con esto un problema mayor ya que al remover vía herramienta de administración SharePoint el sitio web de IIS causa que las carpetas asociadas en el sitio web sean eliminadas de la ruta a la que apunta, en este caso C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\WebServices\Root.

La solución

La solución a este escenario fue ejecutar el script mencionado en el post How to get back the SharePoint WebServices application in IIS if deleted, SharePoint 2010 para regenerar el sitio web de IIS “SharePoint Web Services”, este proceso en efecto si aprovisiono de nuevo el sitio web de IIS, sin embargo, al dar clic sobre el marcaba un error indicando que no existía la ruta de los archivos lo cual es totalmente correcto ya que al des extender se elimino todos los archivos de la ruta a donde apuntaba.

Lo que se decidió fue buscar la carpeta Root de otra granja y copiarla sobre la carpeta en cuestión. Posteriormente se ejecuto de nuevo el siguiente codigo encontrado aqui: How to get back the SharePoint WebServices application in IIS if deleted, SharePoint 2010. Basicamente lo que el procedimiento hace es cargar una instancia de la place SPIisWebServiceInstanceSettings e invoca un par de metodos para realizar el aprovisionamiento del sitio web de IIS sobre el servidor. Una vez que es aprovisionado se procede a realizar un ciclo donde por cada aplicacion de servicio es aprovionado el nuevo sitio web de IIS restableciendo con esto la vinculacion y la dependencia al mismo.

$webservice = [System.Type]::GetType("Microsoft.SharePoint.Administration.SPIisWebServiceSettings, Microsoft.SharePoint, Version=14.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=71e9bce111e9429c")

$Instance = $webservice::Default

$Method = $webservice.GetMethod("ProvisionLocal", "Instance, NonPublic", $null, @(), $null)

$Method.Invoke($Instance, $null)

$Method = $webservice.GetMethod("Provision", "Instance, Public", $null, @(), $null)

$Method.Invoke($Instance, $null)

Get-SPServiceApplication | ForEach-Object {$_.Provision()}

En resumen

Cuando inicias con una nueva plataforma y estas en proceso de aprendizaje es comun o normal que sucedan detalles, errores, situaciones de configuracion por error, la recomendacion es revisar cualquier procedimiento en una granja de pruebas para validar el proceso y los resultados previamente. Aqui dos enlaces donde platico algunas consideraciones al respecto: Que se necesita para ser consultor y/o desarrollador SharePoint y Consideraciones para poner en marcha soluciones personalizadas SharePoint en ambientes de producción de nuestros clientes.

Saludos

Como entender las necesidades SharePoint de los amigos a los que no queremos hacer enojar

haaron — Fri, 16 Dec 2011 06:00:00 GMT

Cuando implementamos SharePoint y éste empieza a tener auge en la empresa vemos que de pronto tienes a gerentes, ejecutivos o jefes de área de esos que no quieres hacer enojar, interesados en tener su sitio SharePoint para su departamento. He notado que algunos ejecutivos piensan que con solamente tener un sitio SharePoint dedicado mágicamente ya colaboran y están totalmente comunicados. La realidad es que un sitio de equipo SharePoint es tan efectivo como irrelevante si no dedicamos tiempo a definir qué características del producto serán utilizadas, aprovisionadas y debidamente configuradas especialmente para resolver alguna carencia de colaboración y/o comunicación. Por lo tanto, cuando entrevisto a estas personas para entender realmente qué necesitan independientemente de lo que quieren utilizo el siguiente enfoque para realmente identificar que problema de negocio se intenta resolver para lo cual consideren que un flamante sitio de equipo SharePoint es una alternativa de solución.

1.    Documento de Requerimientos de Negocio para Sitio de “area”
1.1.    Objetivo de Negocio / antecedentes de la solicitud
1.1.1.    Descripción del problema
1.1.2.    Prioridades
1.2.    Especificación (registrada por el dueño del negocio)
1.2.1.    Característica deseada 1
1.2.2.    Característica deseada 1
1.3.    Enfoque de aceptación por usuario final
1.4.    Plan de comunicación a usuarios finales

Por cada característica deseada pedimos que se capture un antecedente u observaciones que no tengan que ver con características de SharePoint sino de problemas o escenarios de negocio que se busquen tener o resolver. Por ejemplo, si el dueño del negocio nos dice que quiere un calendario o foro de discusión como una característica deseada, intento entender para que requieran ese calendario o foro, tratamos de ver cuál es el aspecto relacionado con la colaboración y/o comunicación que realmente está necesitando y para lo cual nuestro cliente considera que SharePoint sin duda es la herramienta ideal.

Al final este documento refleja las carencias, preocupaciones y sobre todo lo que realmente le duele o desea este ejecutivo preocupado por el empoderamiento de sus subordinados.

Como un consejo, durante la entrevista puedes ir llenando el documento con la información que estas recopilando, al finalizar comentas que mandaras un documento borrador para asegurar que realmente entendiste la necesidades y que solicitas una revisión y edición por parte del dueño de negocio integrando lo que considere necesario. Al terminar la sesión retocamos y editamos un poco mejor el documento quitando de momento aspectos relacionados con temas de SharePoint y orientando el texto a las necesidades y/o problemas de negocio lo mandas y esperas la retroalimentación del dueño de negocio.

Una vez teniendo, entonces inicias con la especificación técnica de solucion al problema y esto será otro post.

Saludos!

Configurando User Policy en SharePoint 2010

haaron — Wed, 07 Dec 2011 06:00:00 GMT

Como parte de los procesos internos de diagnóstico de amenazas y riesgos de seguridad que cualquier área de IT anualmente realiza, se tienen herramientas automatizadas para evaluar aplicaciones y su nivel de vulnerabilidad. Se nos ha solicitado dar permisos de acceso a una cuenta de usuario temporal para realizar una prueba de la superficie de seguridad de SharePoint. Y la pregunta que surge es en donde le daremos permisos a esta cuenta temporal para acceder a evaluar. Uno pensaría que en el Top Level Site Collection en algún grupo de seguridad podríamos asignarle permisos de acceso a dicha cuen

ta, sin embargo, que pasa cuando tenemos gran cantidad de site collections, ¿tendríamos que acceder a dar permisos de acceso en cada una?

Una alternativa aceptable para lograr dar permisos globales y de forma temporal a esta cuenta es la opción de User Policy que existe en las propiedades de un Web Application dentro del Central Administration.

Seleccionamos Manage Web applications y de la lista elegimos la aplicación web donde aplicaremos la política, después damos clic sobre User Policy.

Dentro de User Policy seleccionamos Add User y especificamos sobre qué zona dentro del Web Application estaremos otorgando permisos. En este caso utilizare All Zones, sin embargo podríamos ser lo suficientemente estrictos como para especificar en cuál de las zonas disponibles esta política de acceso tendría efecto.

A dar clic en Next capturamos la cuenta de usuario temporal y el nivel de permisos que tendrá sobre la zona previamente especificada. Lo interesante aquí es que para la cuenta en cuestión podemos elegir el nivel de permiso y para no dejar rastro de la cuenta o proceso automatizado de evaluación sobre los cambios o accesos realizados seleccionemos la opción de que la cuente se muestre como System Account.

El resultado es el control de los permisos que las cuentas tienen sobre nuestras aplicaciones web de SharePoint. En cualquier momento un administrador puede acceder y remover los permisos.

Con esto durante damos una alternativa de solución para el escenario de acceso temporal para pruebas de seguridad realizadas por el área de IT como parte de sus procesos regulatorios internos.

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Accediendo a documentos SharePoint desde explorador de Windows

haaron — Thu, 20 Oct 2011 05:00:00 GMT

El día de hoy me contactó un colega para preguntar sobre cómo manejar la información de una biblioteca de documentos SharePoint 2010 desde una experiencia de usuario totalmente familiar que no requiera capacitación y/o dependencia al uso del mismo SharePoint como tal.

El escenario consiste en poner a disposición un conjunto de archivos a un grupo de personas que se encuentran geográficamente dispersos y que requieren colaborar en el consumo y edición de los mismos archivos. Claro que uno primeramente piensa en crear un sitio de equipo y mostrar las bondades pre fabricadas del producto, sin embargo, fue muy estricto en especificar que la experiencia de usuario debe de ser desde explorador de Windows ya que la manera en que trabajan estas personas es abrir un multiples de archivos relacionados de un software no convencional con simplemente seleccionarlos desde el explorador de windows, dar clic derecho y abrirlos.

La solución que pude ofrecer fue la de mapear una biblioteca de documentos de SharePoint 2010 hacia una unidad lógica dentro del disco duro para que así se pueda trabajar con los archivos sin necesidad de acceder al portal SharePoint desde un navegador y seguir respetando el requerimiento de seleccionar y abrir conjuntos de archivos.

Buscamos la biblioteca en cuestión y en el Tab Library del Ribbon elegimos la opción de Open with Explorer:

Esto carga una ventana de explorador de Windows con las carpetas y elementos de nuestra biblioteca de documentos. Seleccionamos y copiamos la dirección Url de la ventana de explorador de Windows y presionamos la tecla Alt para mostrar la barra de menú, damos clic sobre Tools y seleccionamos el sub menú Map Network drive para cargar la ventana de configuración de mapeo de un ruta de red.

Configuramos la unidad de red con la informacion de unidad y las credenciales necesarias para acceder.

Especificamos la unidad que se asignara a esta carpeta. En Folder pegamos nuestra dirección Url copiada desde el explorador de Windows. Damos clic en Finish, con esto se configura en nuestro explorador de Windows una nueva unidad de disco duro que de forma directa mapea el contenido de una biblioteca de documentos.

Cuando los usuarios acceden a su equipo simplemente cargan su explorador de Windows y tienen a su disposición los documentos de SharePoint.

Es posible renombrar la unidad con algo un poco mas descriptivo.

Asi mismo es posible crear un Group Policy Object para empujar a todos los usuarios del dominio la configuracion mencionada sin necesidad de que los mismos usuarios tenga que realizarla.