Avant d’aborder la façon d’utiliser les KPI’s dans MOSS, je pense utile de revenir sur la notion même de KPI (Key Performance Indicator ou indicateur clé de performance) ou encore KSI (Key Success Indicator ou indicateur clé de succès).
Une fois qu’une société a analysé ses missions, identifié toutes les parties intéressées et a défini tous ses objectifs, elle ressent le besoin de pouvoir mesurer les progrès enregistrés vers la réalisation de ces objectifs. Les KPI’s vont être ces outils de mesure.
Que sont donc ces indicateurs de performance ?
Il s’agit ici de mesures quantifiables, déterminées préalablement, qui sont le reflet des facteurs critiques de succès d’une organisation. Ces indicateurs seront différents en fonction de l’organisation. Une société pourra, par exemple, mesurer quel est le pourcentage de revenus enregistrés par rapport aux prévisions, un autre mesurera le nombre d’appels reçus par un service de helpdesk, etc.…
Quelques soient les indicateurs retenus, ils doivent être le reflet des objectifs de l’organisation. Il s’agit donc ici, par essence, de considérations à long terme et, dès lors, la définition de ce que ces KPI’s doivent mesurer ne change pas fréquemment. En fait, ils ne changeront que si les objectifs de l’organisation changent, parce qu’ils sont atteints ou parce qu’ils sont revus.
Pour que les indicateurs de performance aient une valeur, il faut bien entendu qu’ils soient aisément quantifiables, et ceci de façon précise. Par exemple, un indicateur qui ne fait pas la différence entre un nouveau client et un ancien client ne servira à rien. De même, essayer de mesurer la vente par unités vendues et par prix en même temps n’a pas d’intérêt.
Il est donc évident que ces indicateurs devront être choisis et déterminés avec soin pour être le reflet exact de l’évolution des critères mesurés. Dans une organisation, beaucoup de choses sont mesurables, ceci n’en fait pas pour autant des clés pour le succès de la société. Il sera donc très important de limiter les indicateurs aux facteurs qui sont essentiels à l’organisation pour atteindre les buts qu’elle s’est fixée.
Ceci étant dit, il est maintenant temps de passer à la façon dont il est possible d’utiliser les KPI’s dans MOSS.
1. Sources de l’information
Listes SharePoint
Les informations proviennent d’une liste SharePoint qui peut inclure des data contenus dans le Business Data Catalog ou dans un serveur SQL 2005
Workbooks Excel 2007
Les informations proviennent d’un fichier Excel
Analysis Services de SQL2005
Les informations proviennent de bases de données connues en tant que « cubes » via une connexion utilisant la « data connection library »
Informations entrées manuellement
Les informations proviennent d’une liste statique. Cette solution est peu utilisée, par exemple pour des raisons de test avant déploiement ou quand la source régulière d’informations n’est pas disponible mais qu’il est néanmoins nécessaire de fournir des indicateurs de performance.
2. Prévoir les sources d’informations pour les KPI’s
Chaque KPI dans une liste de KPI’s est basée sur une source d’information. Quand vous planifiez vos KPI’s, vous devez également planifier vos data sources.
Si votre indicateur est basé sur une liste SharePoint, vous devez planifier cette liste, en n’oubliant pas ses propriétés. Souvent, les indicateurs sont basés sur les listes de business data qui utilisent des colonnes qui sont liées à des applications de business data. La valeur de ses colonnes est mise à jour quand les data sont mis à jour.
Vous devez planifier l’enregistrement de ces applications dans le BDC et importer les propriétés qui seront utilisées pour les KPI’s.
Ci-dessous, un exemple de sources de data pour l’utilisation d’indicateurs.
3. Diffusion de l’information
Il faut donc créer une « KPI List » qui sera approvisionnée d’une des façons reprises dans le cadre ci-dessus.
Une fois la liste créée, il faudra lier une webpart à cette liste. Les data seront alors publiés dans une deux deux webparts qui existent, à savoir
· KPI List WebPart
· KPI Details WebPart
La première publie la liste des indicateurs qui correspondent à la liste, la seconde montre les propriétés détaillées d’un seul indicateur.
Quand la webpart KPI sera créée, il faudra alors la déployer d’une des trois manières suivantes :
· Dans une page dans le site « Report Center » ou dans un second site « Report Center » ou dans une librairie de rapports dans un autre site
· Dans une page qui résume plusieurs rapports ou dans un Dashboard
· Dans un site personnalisé.
4. Report Center, Dashboard et MySite
Il s’agit ici des trois endroits ou on retrouve le plus fréquemment des indicateurs de performance.
Les KPI’s sont des fonctionnalités que l’on retrouve habituellement dans un site Report Center ou sur d’autres sites qui contiennent des librairies de rapports.
Un des trois genres de rapport les plus souvent utilisés est le « KPI list page report ». Ce rapport contient une webpart « KPI List » au départ de laquelle vous pouvez ajouter des indicateurs en provenance de processus différents, de même qu’un résumé des différents processus et les contenus y relatifs.
Quand vous planifiez une page contenant une liste de KPI’s, vous devez vous concentrer sur les indicateurs des processus métier de chaque collection de sites et combiner le plus possible d’indicateurs par liste. Ce n’est que lorsque tous les processus métier de la collection de sites auront été recensés et créés qu’il sera possible de générer vos différentes pages d’indicateurs (tant KPI Lists que KPI’s details). Vous déciderez alors quelles sont les pages les plus importantes, qui méritent d’être insérées dans la homepage de votre Centre de Rapports.
Les tableaux de bord (dashboards) , également connus sous le nom de pages de résumé multi-rapports, vous permettent de filtrer vos webparts de sorte que ces dernières ne remontent que les éléments sélectionnés. Ceci peut être utile lors de la création de pages reprenant des résultats par jour ou par semaine, des résultats par équipe ou des données résultant de filtres selon d’autres critères.
Les indicateurs peuvent être connectés à la plupart des types de filtre mais pas à tous.
Bien que les indicateurs soient probablement beaucoup plus utiles dans des sites de rapportage ou des tableaux de bord que sur des sites personnels, il est possible d’utiliser ces webparts sur des sites personnalisés, des sites personnels et sur la page publique du profil personnel ainsi que dans la partie privée de MySite. Il n’en reste pas moins que ces indicateurs seront probablement moins utiles sur des sites qui remontent de l’information personnelle plutôt que de l’information business.
Il est donc possible d’utiliser les webparts de KPI’s ailleurs que sur un tableau de bord ou un site de Rapports.
Pour terminer cette première partie, voici, à mon avis, les pro’s et les con’s de l’utilisation des KPI’s dans MOSS :
- Pro
o Facilité d’utilisation
o Intégration à MOSS
o Peuvent utiliser plusieurs sources de data
o Peuvent utiliser des data générés par les services d’analyse de SQL Server
- Cons :
o Ne peuvent pas être échelonnées au travers de toute l’organisation
o Fonctionnalités limitées.
En résumé, les listes KPI de MOSS sont une bonne manière de présenter des indicateurs de performance sur une page SharePoint, de remonter des informations de Business Intelligence (BI) sur un site partagé ou un portail. Ils sont un bon compagnon en BI mais ne remplacent pas Performance Point ou son prédécesseur, les scorecards ou les balanced scorecards à cause de leurs fonctionnalités limitées.
Le prochain article expliquera, pas à pas, comment installer et configurer des KPI’s dans un site SharePoint.