Une étoile brillante s'est éteinte au firmament des SharePointers.
Patrick Tisseghem nous a laissé, mercredi soir, pour voguer vers d'autres cieux, que je lui souhaite cléments, et aller retrouver David Boschmans, à peine un an et un mois après le départ de ce dernier.
J'avoue ne savoir quoi dire tellement cet évènement est inattendu.
Patrick était un personnage légendaire dans le monde de SharePoint, ceux qu'il a aidé se comptent par centaines, lui qui était toujours aussi discret et presque effacé...
Je présente mes sincères condoléances à sa famille et ses proches.
Patrick, tu nous manques déjà...à bientôt
Christian
Et pour cause...
Alors que je configure une nouvelle machine virtuelle qui servira de base à toutes nos machines à venir, je passe un temps fou, mais alors vraiment fou à regarder une barre d'installation qui ne progresse pas....
La machine, composée de Windows 2008 Server Ent, SQL 2008 ENT ainsi que Visual Studio (ne me demandez pas pourquoi j'installe ce truc, je n'en suis pas l'utilisateur principal...) nécessite le SP1 de VS2008 pour pouvoir fonctionner avec SharePoint 2007.
Et c'est là que ca commence à devenir redoutable. Ca fait plus de deux heures que je regarde le soft d'install avec un désespoir sans cesse croissant...
J'ai bien entendu vérifié qu'il n'était pas planté... Non, non, ca fonctionne mais alors comment...
Inutile de dire qu'on peut s'attendre rapidement à un patch qui va patcher le patch, rien que pour corriger ce problème d'installation. Il est en effet insupportable d'attendre deux heures pour installer VS et encore deux heures pour le premier SP. Ca va donner quoi quand il y en aura deux ou trois ??? :)
Je vous raconterai mon retour d'expérience avec un box en 2008 complet dès que j'aurai un peu le temps.
Vous entendez souvent dire qu’on attaque pas en direct une DB SQL quand on fait du SharePoint sous peine de faire un dégât que l’on ne soupçonne pas toujours. Et c’est vrai, il y a peu de choses positives à faire, alors que le contraire n’est pas vrai.
Je vais aborder ici le plan de maintenance qu’un administrateur de bases de données (DBA) (tant SPS que SP ou WSS v2 et v3) peut effectuer sans danger.
Le wizard de configuration permet de lancer les tâches de maintenance suivantes :
- Contrôle d’intégrité de la base de données
- Réduction en taille de la base de données
- Réorganisation de l’index
- Effacer l’historique
- Mettre les statistiques à jour
- Reconstruire un index.
Dans le tableau ci-dessous se trouvent les recommandations de Microsoft sur les tâches à faire et à ne pas faire ;
| Tâche | Faire ou pas ? |
| Contrôler une DB | Oui |
| Réduire la taille d’une DB | Oui |
| Réorganiser un index | Oui |
| Effacer l’historique | Oui |
| Mettre à jour les statistiques | Oui mais cette tâche n’est pas nécessaire parce que le Timer de SharePoint se charge de le faire automatiquement |
| Reconstruire un index | Non. Cette tâche ne permet pas une restauration des options de l’index avant la reconstruction. Il est par contre possible d’utiliser des scripts qui restaurent ces options. Ce problème ne concerne pas SQL 2005 avec le SP2 |
Les critères suivants ont été utilisés pour déterminer si la tâche était sans danger ou pas.
. Si la tâche modifie le schéma de la base de données
. Si la tâche impacte de façon négative les performances.
Les résultats peuvent, bien entendu, dépendre de l’environnement. Pourtant, si vous utilisez l’utilitaire du plan de maintenance pour réaliser des tâches qui sont listées ci-dessus comme sans danger, il est fort probable qu’une augmentation des performances en résultera.
Voici les références des KB qui supportent ce post :
841057
930887
En suivant le premier lien, vous aurez un aperçu de ce qu’il est possible de faire subir à une base de données et qui aura des résultats que vous n’escomptez pas sur votre environnement SharePoint.
Et oui, la gouvernance SharePoint, c’est aussi du SQL J
A côté des outils professionnels de gestion et de gouvernance édités par Microsoft et dont je parlerai plus dans un autre post, il existe une série d’outils gratuits que l’on peut trouver sur Codeplex et qui aident les responsables IT à gérer leur ferme. Ces outils, à en juger par le nombre de téléchargement sur le site, sont encore peu connu, alors que bien souvent, ils peuvent vous sauver la mise ou vous donner des informations précieuses sur l’état de votre (vos) ferme(s)
En voici quelques uns, parmi les plus utiles, à mon avis bien sûr :
1.Microsoft IT Site Delete Capture LE 1.0
Cette feature permet de faire un snapshot d’un site lorsqu’il est effacé et en sauvegarde le contenu dans un directory.
Vous savez qu’il n’est pas possible, sauf à avoir un DBA de classe, de restaurer un site effacé, cela ne se fait qu’au niveau de la collection de sites.
L’outil va, dès lors, utiliser deux méthodes différences en fonction qu’il s’agit d’une collection de sites ou d’un site. Il s’agira de SPSiteCollection Backup et de SPExportSettings.
Vous me direz qu’il s’agit de commandes « Stsadm » et vous aurez bien raison, le truc était ici de créer un snapshot pour faciliter le backup-restore.
2.MSIT Site Life Cycle Management
Un peu comme le précédent, l’outil MSIT SLCM va vous aider à réaliser un backup puis un delete des sites qui ne sont plus utilisés. L’outil, en plus, notifiera automatiquement le processus à l’administrateur du site en question.
3.MSIT SharePoint Reporting Framework v2.1.0
Il s’agit ici d’un outil précieux qui va faire usage de SQL pour générer des rapports contenant des informations récoltées sur une ou plusieurs fermes.
Ces informations sont, entre autres :
- URL des sites
- Site Admin
- Poubelle (espace disque utilisé)
- Bande passante utilisée par site
- Taille des sites
- Taille des quotas…
On voit ici tout le parti que l’on peut tirer de ce genre d’outils.
4.TweakSP Central Admin Extensions
Il s’agit ici d’un outil qui ajoute des fonctions à la console d’administration.
Ces fonctions, qui existent déjà mais sont disséminées sont, par exemple, la taille des db, la hiérarchie, les fichiers de log etc…
Comme vous pouvez le voir, sans devoir dépenser une fortune en licences, il est déjà possible de disposer d’outils mis au point par Microsoft, souvent pendant la période de beta de SP d’ailleurs, qui donneront déjà des informations importantes sur la santé de votre solution.
Je vous laisse découvrir les autres
Souvent, lors de présentations que je donne, j’aborde la notion de performance de la plateforme SharePoint en termes de SLA (Service Level Agreement ou accord de niveau de service).
Cette notion n’est pas nouvelle mais, transposée aux systèmes informatiques, elle ouvre de nouveaux horizons.
Quel est l’objectif du SLA, pour un IT, au sein de l’organisation qui l’emploie ?
Il s’agit de garantir la disponibilité du système informatique et remédier aux périodes d’indisponibilité en fonction de l’investissement que l’organisation est prête à faire en matière de hardware et de personne.
Ainsi, on parlera de SLA à 90 %, 99 % jusqu’à, ce qui est considéré comme ce qu’il se fait de mieux, 99.99999 %
Néanmoins, et surtout pour des raisons financières, garantir un SLA de 99.999 % est déjà une obligation fort contraignante, comme nous allons le voir.
Plantons tout d’abord le décor, en précisant quels sont les termes utilisés, outre SLA en matière de disponibilité de système informatique :
· Temps de réponse (response time)
· La robustesse (robustness)
· La capacité à monter en charge (scalability)
· Disponibilité (availability)
On parle d’architecture à haute disponibilité à partir d’un SLA de 99.99%
Pour chiffrer cette disponibilité, il est nécessaire de déterminer les bons paramètres :
· L’uptime : c’est la période de temps ou le système fonctionne correctement, depuis son démarrage ou son redémarrage
· Le MTBF (mean time between failures) : c’est le temps moyen entre deux interruptions de service. Ce MTBF ne prend pas en compte les pannes récurrentes dues, par exemple, aux défauts de fabrication du hardware ou à son usure.
· L’AFR (annualized Failure Rate) qui représente le nombre de composants à changer chaque année
· Le dowtime qui représente la période de temps ou le service n’est pas assuré
· Le MTTR (mean time to repair) représente le temps moyen nécessaire à la réparation et à la restauration du service
· L’AST (agreed service time) qui est, en fait, l’accord que vous avez avec l’organisation au sujet des exigences de continuité de service.
Il existe plusieurs méthodes pour calculer le temps de disponibilité (D), celle que j’utilise est celle-ci
D = 
L’organisation calculera plutôt de cette façon :
D = 
Une troisième façon de calculer sera
D = 
Comment améliorer notre SLA ?
En améliorant le MTBF par exemple. Ceci peut être fait en assurant la redondance du hardware (router, firewall, carte réseau…), la redondance du l’infrastructure logicielle (Network Load Balancing, SQL clustering…)
Il est possible de réduire le MTTR en assurant la formation des équipes chargées de la maintenance, tant logicielle que hardware, en définissant des procédures claires et détaillées et en utilisant des procédures de monitoring (ce point particulier fera l’objet d’un article détaillé dans le futur proche)
A titre d’exemple, vous trouverez dans le tableau ci-dessus les temps d’indisponibilité réels en fonction du pourcentage de SLA
| Downtime |
| Disponibilité | En sec. Par an | En min par an | En heures par an | En jours par an |
| 90 % | 3 155 760 | 52 596 | 877 | 37 |
| 98 % | 631 152 | 10 519 | 175 | 7 |
| 99 % | 315 576 | 5 260 | 88 | 4 |
| 99.8 % | 63 115 | 1 052 | 18 | |
| 99.9 % | 30 558 | 526 | 9 | |
| 99.99 % | 3 156 | 53 | | |
| 99.999% | 316 | 5 | | |
| 99.9999 % | 32 | | | |
| 99.99999 % | 3 | | | |
Ainsi donc, pour répondre à un SLA de 99.999 %, cela veut dire que votre système ne pourra pas être indisponible pendant plus de 5 minutes par an. Ce SLA est plus communément utiliser et porte le nom de « Règle de 5 neufs ».
Plus le pourcentage de SLA sera haut, plus l’effort en termes humains et de matériel sera élevé.
A vos calculatrices…
5. Education et formation
Parce que l’adoption de SharePoint par les utilisateurs est le secret de la réussite, l’éducation et la formation sont deux des outils qui vont permettre d’accéder à cette réussite.
Il ne s’agit pas ici, uniquement, de montrer et d’expliquer comment SharePoint fonctionne mais également d’aider les utilisateurs à créer des solutions pour les problèmes réels qu’ils rencontrent quotidiennement dans leur travail.
| Education et formation |
| Points | Que faire ? | Pourquoi le faire ? |
| Formations de départ | · Acquérir ou créer un modèle de formation pour les utilisateurs finaux ainsi que les ressources pour donner cette formation · Acquérir ou créer un modèle de formation ainsi que les ressources nécessaires pour le helpdesk · Créer un guide qui reprend toutes les prescriptions en matière de gestion en application au sein de l’organisation pour pouvoir s’y conformer · Acquérir ou créer un modèle de formation pour les développeurs · Créer un guide pour les développeurs qui reprenne toutes les prescriptions en vigueur dans l’organisation en matière de développement | Former les utilisateurs, tant à SharePoint, qu’aux différentes prescriptions en vigueur au sein de l’organisation est l’étape proactive la plus importante pour assurer la cohérence et la gestion de la plateforme SharePoint au sein de l’organisation. Non seulement faut il connaître ce que SharePoint permet de faire mais également ce qu’il est permis de faire au sein de l’organisation |
| Développement de Communautés | · Créer des forums de discussion online ou chacun pourra aider ses pairs et poser ses questions · Créer des opportunités de formation en environnement formel ou informel (pendant le déjeuner, en salle de classe…) | Certains échanges ne se font pas de façon optimale dans un cadre formel. Placer les utilisateurs dans les meilleures conditions pour communiquer sur leurs problèmes et attentes et montrer aux autres utilisateurs ce qu’ils ont déjà réalisé avec la plateforme peut se faire de multiples façons : déjeuner, pause café… |
| Formation permanente | · Prévoir des formations régulières qui permettront de mettre en évidence ce qui a été appris par un groupe auprès d’autres groupes de l’organisation · Réaliser régulièrement un audit de la plateforme pour découvrir quelles sont les possibilités qui ne sont pas ou mal utilisées. | Définir de façon formelle votre intention d’auditer régulièrement la solution implémentée d’un point de vue de l’utilisateur permet de remarquer quels sont les manquements et de déterminer quelles sont les formations supplémentaires nécessaires. Cela donne également le sentiment aux utilisateurs qu’on ne les abandonne pas. |
6. Navigation, Taxonomie et moteur de recherche
Ce dernier chapitre de notre plan de gouvernance aborde les points relatifs à la façon de trouver l’information, à savoir la navigation, la taxonomie et le moteur de recherche. Ces trois points sont réellement importants pour le taux d’adoption dans le long terme de la plateforme SharePoint car ils sont les outils de base qui vont permettre à l’utilisateur de trouver l’information qu’il cherche quand il ne sait pas ou elle est sauvegardée.
| Navigation, Taxonomie et Moteur de recherche |
| Points | Que faire ? | Pourquoi le faire ? |
| Répertoire des sites | · Définir la structure des répertoires de sites en y incluant tous les groupes importants ainsi que les associations · Développer une stratégie de liaison entre les différents types de sites tels que site d’entreprise, de pole, de département, d’équipe, etc. | Définir comment les sites vont être organisés est la démarche par laquelle il sera donné aux utilisateurs de retrouver l’information dont ils ont besoin. Développer une stratégie de liaison entre les différents types de sites devient une nécessité quand un seul répertoire devient trop important pour être encore géré de façon optimale en une seule entité. |
| Types de contenu | · Définir les types de contenu de base (core content types) au sein de l’organisation · Définir des champs clé pour établir un lien entre les documents et les systèmes opérationnels | La consistance mène à une plus grande aisance pour retrouver l’information. Cette consistance est encouragée par la promotion de l’utilisation de types de contenu standards |
| Fourchettes de recherche | · Créer des sources de contenu pour les différents sites ou est stockée l’information au sein de l’organisation · Promouvoir l’utilisation du BDC (Business Data Catalog) pour permettre la recherche d’information métier. | Le moteur de recherche est un outil prodigieusement riche qui est essentiel pour trouver de l’information au sein de l’organisation. Au plus il y a du contenu disponible à l’indexation, au plus il sera aisé, pour les utilisateurs, de trouver l’information dont ils ont besoin. |
| Relevance de la recherche | · Déterminer qui sera responsable de la définition des critères de recherche de base · Mettre au point des systèmes qui permettent d’éliminer le « bruit » lors de la recherche de fichiers, de mots clé ou de synonymes. | Bien que le moteur de recherche disponible dans SharePoint Server 2007 se soit beaucoup amélioré par rapport à ses versions précédentes, il n’en reste pas moins vrai qu’une plus grande efficacité peut être atteinte en réglant de façon très fine ce moteur. |
La définition du succès
La gouvernance de la plateforme SharePoint est un point sur lequel l’administrateur d’une ferme ne peut plus faire l’impasse.
C’est en développant un plan de gouvernance minimum, qui met clairement en évidence les processus et les communique de façon la plus large possible, qu’il sera possible d’avoir un taux d’adoption de la plateforme élevé tout en maintenant un niveau de contrôle approprié sans entraver l’utilisation journalière de la technologie SharePoint par les utilisateurs finaux.
2. Développement et configuration
La technologie SharePoint a rendu plus floue la limite entre ce qui est développement et ce qui est configuration. Il est vrai que la discussion de savoir si SharePoint est une plateforme collaborative ou une plateforme de développement est loin d’être terminée, avec ses farouches opposants et militants.Ce chapitre va couvrir ces deux parties, tant du point de vue de la configuration que du développement, parties essentielles du plan de gouvernance, permettant que les solutions qui sont implémentées soient cohérentes.
| Développement et configuration |
| Points |
Que faire ? |
Pourquoi le faire ? |
| Style maison |
· Créer les modèles qui vont déterminer à quoi les sites SharePoint vont ressembler· Déterminer quels types de sites pourront être ou pas modifiés· Déterminer quelles parties du modèle pourront être ou pas modifiées par l’utilisateur |
Utiliser un style maison ne va pas seulement donner l’impression que le site fait bien partie de l’organisation mais va également promouvoir une meilleure navigation ainsi qu’une meilleure organisation. Définir quelles zones pourront être changées ou pas créera la flexibilité nécessaire à l’adoption de la solution |
| Outils de customisation |
· Déterminer quels sont les outils de customisation qui pourront être utilisés (SharePoint Designer, etc.)· Déterminer de façon claire et communiquer quelles sont les actions qui seront ou pas autorisées avec ces outils (comme par exemple, customiser un site, ce qu’on appelait à l’époque de SPS2003 unghoster un site) |
Probablement chaque pole de l’entreprise souhaitera apposer sa marque (logo, couleurs…) sur son site.Le ch |